Digitale Rechnungsverarbeitung

Rechnungen digital bearbeiten. Aber was bedeutet das eigentlich? Oft wird darunter die Digitalisierung und Ablage von Eingangsrechnungen verstanden, doch effiziente digitale Arbeit fordert – und ermöglicht – viel mehr. Der einfache Rechnungsprozess zeichnet sich ganz allgemein dadurch aus, dass ein Absender eine Rechnung erstellt und versendet oder diese bereitstellt, während ein Empfänger die Rechnung erhält, speichert, prüft, freigibt, bucht und zahlt.

Die Bearbeitung einer Rechnung erfolgt also in vielen Einzelschritten, die von unterschiedlichen Personen und Abteilungen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens durchgeführt werden. Diese müssen effizient koordiniert, verwaltet und überblickt werden, um einen wirklichen „digitalen Mehrwert“ zu erzielen.

Die JobRouter® Digitalisierungsplattform unterstützt Anwender dabei, durchgängige digitale Geschäftsprozesse abzubilden, die mit Insellösungen nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand realisierbar wären. Als skalierbare Plattform schaltet sich JobRouter® zwischen Ihre gewohnten Anwendungen und Systeme sowie alle Abteilungen innerhalb der Unternehmensarchitektur und ermöglicht den medienbruchfreien Austausch von Informationen – via Daten, Dokumenten oder Metaprozessen. Wir orientieren uns an den Anforderungen der Prozesse, in denen Rechnungen als Dokumente und Dateien angehängt und verarbeitet werden können. – Dadurch bleiben Prozesse schlank und agil, Änderungen oder Anpassungen sind jederzeit mit nur einem Klick möglich und jeder Mitarbeiter erhält genau die Informationen, die er für seine Rolle und Aufgabe benötigt.

E-Invoicing - Viel mehr als Dokumentenmanagement

Die Elektronische Rechnungsbearbeitung (E-Invoicing) ist für jedes Unternehmen ohne größere technische oder organisatorische Hürden umsetzbar. Die Vereinfachung der gesetzlichen Rahmenbedingungen seitens des Gesetzgebers und damit das Ausräumen rechtlicher Unsicherheiten bei den Unternehmern lässt die Akzeptanz gegenüber der elektronischen Rechnungsverarbeitung merklich steigen.
Das enorme Einsparpotenzial, welches sich durch E-Invoicing erreichen lässt, ist nicht nur bei den Druckkosten oder dem Briefporto zu finden, sondern insbesondere in den automatisierten Geschäftsprozessen bei der Rechnungsbearbeitung.

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Multi-Kanal Output- & Input-Management

Die JobRouter®-Plattform bietet zahlreiche Input- und Output-Schnittstellen für viele Unternehmenssysteme und Datenstandards, wie ZUGFeRD oder andere strukturierte Daten- bzw. Dokumentformate. Dadurch sind JobRouter®-Prozesse mit allen Bearbeitungsstufen einer Rechnung abbildbar: Entstehung, Bereitstellung, Versand, Empfang, Verarbeitung, Prüfung, Begleichung und Speicherung. Wie Rechnungen in ein Unternehmen kommen oder verschickt werden, nimmt großen Einfluss auf die Effizienz der Rechnungsverarbeitung:

Der Multikanaleingang

Die JobRouter®-Plattform ist so agil, dass sie Rechnungen über beliebige Eingangskanäle verarbeitet: Auf Papier, als Bild, Text oder PDF via E-Mail und Fax, müssen Rechnungen gescannt und anschließend erkannt werden. Im ZUGFeRD oder EDI-Format können sie hingegen direkt ausgelesen und aufgrund von Regeln und Rollen verarbeitet werden. Ganz gleich, wie sich ihre Rechnungsverarbeitung mit der Zeit ändert – JobRouter®-Prozesse lassen sich schnell und einfach konfigurieren.

Dokumentenerkennung

Mittels OCR-Technologe erkennt und klassifiziert JobRouter® das eingehende Dokument als Rechnung, Lieferschein, Bestellung, Bescheid o.ä. – voll automatisch. Dazu ist keine externe Software notwendig. Zeitgleich werden alle Dokumenteninhalte sowie Zahlungsbedingungen auf Positionsebene sowie die Kopfdaten extrahiert. Das erspart die rein manuelle Erfassung, prüft das Dokument nach §14, §13, §13b und leistet die rechnerische Erstprüfung auf Kopf- und Positionsebene.

Dokumentenbearbeitung

JobRouter® ermöglicht das Arbeiten mit Dokumenten wie auf Papier: Anwender verfassen Notizen, Vermerke oder Markierungen und erhalten bei Bedarf auch Zusatzdokumente wie Bestellungen und Lieferscheine angezeigt oder können auf diese verlinken. Die entsprechende Zuweisung von Rechnungspositionen ermöglicht zudem die sachliche und rechnerische sowie kaufmännische und technische Prüfung - während jeder Schritt dokumentiert wird und nachverfolgbar bleibt. Das vereinfacht Audits und erhöht die Compliance bei der digitalen Rechnungsverarbeitung.

Eingangsrechnungsprüfung

JobRouter® bietet ein selbstlernendes System, das durch menschliche Prüfung der Erkennungsergebnisse und Korrekturen, dazulernen und die Qualität konsequent steigern kann. Nachdem die Daten vom System automatisch erfasst wurden, erfolgt die Weiterleitung mit rollenbasierten Ansichten und eine sachliche Prüfung gemäß der Organisationsstruktur durch die jeweils Verantwortlichen. Diese können Rückfragen direkt stellen, Kommentare am Dokument einfügen oder etwaige Fehler unmittelbar korrigieren.

Freigabe & Archivierung

Mit JobRouter® werden Freigabezyklen gemäß der Organisationsstruktur automatisiert und optimiert: Die Rechnungsdaten werden in einen Buchungsbeleg überführt und mit den Bestell- oder Wareneingangsdaten abgeglichen, - durch die unmittelbare Anbindung an ERP- oder CRM-Systeme sowie Datenbanken kein Problem. Daraufhin können die Daten mit den betreffenden Systemen und Abteilungen synchronisiert, die Zahlsperre gelöst, die Rechnung gebucht und schließlich in einem elektronischen Dokumentenarchiv gesichert und werden. Dank JobRouter® ist alles mit wenigen Klicks erledigt.

Der Multikanalausgang

Die JobRouter® OCR-Technologie liest die Rechnung mitsamt Rechnungskopf- und Positionsdaten aus und fragt alle relevanten Informationen gemäß §14UStG ab. Danach wird die Rechnung freigegeben, kontiert oder gebucht und ein Dokument erzeugt, ggf. entsprechend benötigter Standardformate wie ZUGFeRD. Im nächster Schritt kann die Rechnung über verschiedene Schnittstellen, wie Drucker, Faxserver, E-Mail-Korrektur oder ZUGFeRD im gewünschten Format ausgegeben werden: Papier, Fax, E-Mail oder elektronische Daten.

Mit einer medienbruchfreien digitalen Rechnungsverarbeitung können Sie folgende Ziele realisieren:

  • Multikanaleingang optimieren (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI)
  • Transparenz über den aktuellen Stand der Bearbeitung und jeden Schritt
  • Beschleunigung der Bearbeitung durch (Teil-)Automatisierung
  • Unterstützung der Bearbeitung durch Vertretungs- und Eskalationsmanagement
  • Digitales Arbeiten: Prüfung und Freigabe am Bildschirm ohne Medienbrüche
  • Datenaustausch zwischen Unternehmensprozessen und Fachanwendungen
  • Protokollierung der Bearbeitung der Rechnungen (Audits)
  • Bereitstellung von Rechnungsinformationen in einem Portal ggf. mit zusätzlich strukturierten Formaten
  • Multikanalausgang optimieren (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI)

Weiterführende Informationen

Erfolgsgeschichte

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