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So wird die Digitalisierung im HR-Bereich erfolgreich

Die digitale Transformation prägt unser Leben in allen Bereichen – von der Freizeit bis hinein in die Arbeitswelt. Unternehmen, die sich nicht mit der Digitalisierung und den damit einhergehenden Innovationen beschäftigen, können schnell ihre Wettbewerbsfähigkeit verlieren. Auch das Personalwesen erlebt einen Umbruch von administrativen Aufgaben zu einem Umfeld voller Kreativität und technologischem Fortschritt. Was genau Digitalisierung im HR bedeutet, wie eine solche Transformation gelingt und welche Software wir dazu empfehlen, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Ihr Nutzen

Digitalisierung schafft Mehrwert im Personalwesen

  • Reduzierung von Papierbergen
  • Schnell auf Veränderungen reagieren und Fristen einhalten
  • Fehleranfällige oder nicht eindeutige Abläufe minimieren
  • (Teil-)Automatisierung aufwendiger Routinearbeit
  • Schnelle Auswertung für strategische Entscheidungen
  • Dezentralität und ortsunabhängige Zusammenarbeit fördern
  • Vereinfachtes Change-Management und systemübergreifender Informationsaustausch
  • Eindeutiges Rechte- und Rollenmanagement
  • Integriertes Eskalations- und Vertretungsmanagement
  • Vorhandene Richtlinien unternehmensweit digital umsetzen und einhalten
  • Jederzeit Kontrolle über Zugriffe, Daten und Prozessstatus

Digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit JobRouter®

Mit der JobRouter®-Digitalisierungsplattform können Sie HR-Prozesse digitalisieren, automatisieren und optimieren, Ressourcen besser einsetzen und Ihre Effizienz steigern. Profitieren Sie von zahlreichen modularen Bausteinen, um Ihre ganz individuelle Prozesslandschaft zu generieren – von der Planung von Geschäftsreisen bis hin zum digitalen Onboarding neuer Mitarbeitenden.

Mögliche Einsatzszenarien im Personalwesen

Wie unsere Kunden Ihre HR-Abteilung digitalisieren

Logo von Dental Milestones Guaranteed (DMG)
Logo von Dental Milestones Guaranteed (DMG)

Success Story

Digitalisierung des Workflows für das Bewerbungsmanagement

Das expandierende Hamburger Dentalunternehmen DMG war auf der Suche nach einer Lösung für ein professionelles Bewerberportal mit einer grafischen Benutzeroberfläche. Dafür wurde der gesamte Bewerbungsprozess automatisiert: Eine überwachte Eingangsbox, automatische Verteilung und vorgefertigte Schreiben mit Platz zur Individualisierung sind Teil der Optimierung. Schon zuvor hat sich das Unternehmen mit JobRouter® durch die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung vertraut gemacht.

Mehr über das Projekt erfahren!

Oberfläche Bedarfsmeldung starten
Oberfläche Bedarfsmeldung starten

Bedarfsmeldung automatisieren

Mit der Bedarfsmeldung können Sie einen Antrag auf eine externe Stellenausschreibung stellen, die Sie ausschreiben wollen. Sie können beliebige externe Portale wie zum Beispiel Indeed oder Monster anbinden. Hier wird die Stellenausschreibung mit Formatierung an das eingebundene externe Portal übergeben und veröffentlicht. Bewerbungen, die über die verknüpften Portale eingehen, werden zurück in den Bewerbungsprozess geschickt.

Oberfläche: Bewerbung hochladen

Papierbewerbung digitalisieren und hochladen

Damit alles digital bleibt, werden alle in Papierform abgegebenen Bewerbungsunterlagen eingescannt und manuell in das System hochgeladen.

Oberfläche: Bewerbung hochladen
Oberfläche Arbeitsvertrag erstellen
Oberfläche Arbeitsvertrag erstellen

Arbeitsvertrag erstellen

Nachdem der Bewerbungsprozess erfolgreich abgeschlossen ist, wird ein digitaler Arbeitsvertrag erstellt.
Alle Daten werden eingetragen und gespeichert.

Arbeitsoberfläche

Zusatzfunktion zuweisen

Es besteht die Möglichkeit, einer Person im Vertrag eine Zusatzfunktion zuzuweisen. Hierbei werden die Grundregeln der Vergütungsstrukturen beachtet und vorprogrammiert. So wird bei Aktivierung einer Zusatzfunktion automatisch die Vergütung erhöht.

Arbeitsoberfläche
Oberfläche Vertragseingang
Oberfläche Vertragseingang

Datenaustausch über SAP

Nach Versenden des Vertrags, kommt dieser mit ausgefüllten Daten zurück. Fehlende Daten können ergänzt und abschließend an SAP übertragen werden. Damit gilt die Miterabeiter:in als eingestellt.

Oberfläche Prozess

Anlegen von Infotypen

In SAP werden Infotypen angelegt z.B. Adressdaten, Gehaltsdaten, Anschriften etc.
Daten aus dem vorherigen Prozess werden an die Schnittstelle übertragen und können für andere Prozesse wieder herausgezogen und verwendet werden.

Oberfläche Prozess

Drittanbieter-Integrationen

Das SAP-Personalwirtschaftssystem sowie DATEV-Personalwirtschaft können individuell angebunden werden. Die PSM befüllen die Datenbank der Systeme. Dies wird für die Ressourcenplanung bzw. Einsatzplanung der Mitarbeitenden benötigt.

Darüber hinaus können Sie Schnittstellen der Arbeitsagentur und weiterer Jobportale einbinden.

Durch die Office 365 Integration besteht nun die Möglichkeit, verschiedene Datenformate wie Word und Excel anzulegen und kollaborativ zu bearbeiten.

Binden Sie zudem die elektornische Signatur in beliebigen Prozessen ein für mehr Transparenz udn eine effizientere Dokumentation, zum Beispiel für Arbeitsverträge, Mitarbeitendenrichtlinien, Einverständniserklärungen, Genehmigungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Spesenabrechnungen, Bonus-Vereinbarungen

Oberfläche Personalakte

Self-Service bei Personalakte

Die digitale Personalakte kann bei Bedarf für ein Self-Service angelegt werden. So können auch Mitarbeitende ihre Personalakte einsehen und bearbeiten.

Oberfläche Personalakte
Oberfläche Archiv
Oberfläche Archiv

Kollaborativ arbeiten im Archiv

Das Archiv ist für die strukturierte Aufbewahrung aller HR-Dokumente gedacht. Beim Anlegen eines Dokuments können gesetzliche Fristen hinterlegt werden. Dadurch erkennen Sie sofort, wie lange diese noch aufzubewahren sind und werden im Fall einer bevorstehenden Löschung informiert. Durch die Office 365 Integration besteht nun die Möglichkeit, verschiedene Datenformate wie Word und Excel anzulegen und kollaborativ zu bearbeiten.

Oberfläche Tabelle Dokumentenklassen

Löschungsfristen festlegen

Beim Anlegen eines Dokuments können gesetzliche Fristen hinterlegt werden, um diese für eine definierte Zeit revisionssicher aufzubewahren und automatisiert zu löschen. Dokumentenarten werden verschiedenen Dokumentenklassen zugeordnet, in denen die Aufbewahrungsfristen festgelegt werden. So wird ein automatischer Löschvorgang eingeleitet. Nach Bedarf kann die automatische Löschung einen Zwischenschritt in Form eines Freigabeprozesses beinhalten.

Oberfläche Tabelle Dokumentenklassen
Oberfläche JobRouter Goals
Oberfläche JobRouter Goals

Personalentwicklungsgespräche gestalten

Personal-Feedbackgespräche oder Jahresgespräche können ebenso wie Bewerbungsgesprächen digital abgebildet und unterstützt werden. Hierbei ist es wichtig gemäß DSGVO, Daten nach bestimmten Zeiträumen zu löschen. Das ist mit Festlegung der Aufbewahrungsfristen abgedeckt. Zudem wird die Auskunftsfähigkeit erleichtert, da alles zentral vermerkt werden kann.

FAQ zur Digitalisierung im HR-Bereich

Was bedeutet Digitalisierung im HR?

Digitalisierung im HR-Bereich beschreibt laut Definition den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie und alle Veränderungen, die damit einhergehen. Das können beispielsweise Formen der Zusammenarbeit, verändertes Recruiting oder Ähnliches sein. Bei der Digitalisierung im Unternehmen zeigt sich im Personalbereich außerdem ein großes Potential zur Prozessdigitalisierung sowie Prozessautomatisierung.

Wie digital sind Personalabteilungen aktuell?

In einer Studie zur Digitalisierung in Personalabteilungen von forcont (2020) gibt mehr als die Hälfte der Befragten an, dass ihr Arbeitsgeber bereits HR-Teilgebiete oder ganze Prozesse automatisiert hat. Bei 23 Prozent der Unternehmen sind Optimierungs- und Automatisierungsprozesse für die Zukunft geplant. Beinahe ein Fünftel will vorerst keine Maßnahmen ergreifen.

Warum ist Digitalisierung im Personalwesen sinnvoll?

Die Digitalisierung im Personalwesen lohnt sich in vielerlei Hinsicht. Einige Vorteile der Digitalisierung werden im Folgenden genannt:

  • Überblick über alle Prozesse: Eine HR-Software koordiniert einzelne Aufgaben zwischen den Stakeholdern automatisch. Bei Standard-Aufgaben sorgt die Software für weniger Fehleranfälligkeit und beschleunigt den Prozess. Begrifflichkeiten werden automatisch aktualisiert und der aktuelle Prozessstatus lässt sich jederzeit einsehen.
  • Einhaltung von Fristen: Digitalisierung erleichtert Ihnen die Übersicht über alle laufenden HR-Prozesse. So wird das digitale Onboarding von neuen Mitarbeitenden, die Planung eines Firmenjubiläums oder die rechtzeitige Bearbeitung von Angeboten ein Kinderspiel. Lassen Sie sich an wichtige Fristen per E-Mail erinnern und vergessen dadurch keinen Termin mehr.
  • Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität: Das Archivieren beziehungsweise Löschen von Personalakten unterliegt klar geregelten Vorschriften. Durch die Digitalisierung sorgen Sie für transparente und nachvollziehbare HR-Prozesse, da jede Veränderung dokumentiert wird. Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität per Knopfdruck garantiert!
  • Effektive Zeitnutzung: Ihre Dokumente sind mit einer HR-Software sofort verfügbar. Sie sparen sich das Suchen in der verstaubten Dokumentensammlung und das Durchlesen der kompletten Akte. Mit wenigen Klicks finden Sie die zentral abgespeicherte Personalakte und erreichen über die Suchfunktion die gewünschte Stelle.
  • Neues Nutzererlebnis: Remote, Homeoffice oder doch im Büro arbeiten? Dank transparenter und sicherer Prozesse können Sie effizient von überall aus arbeiten. Sie bieten Ihren Mitarbeitenden neue Freiräume für kreatives Arbeiten und stärken die Eigenverantwortung für Beschäftigte und Führungskräfte.

Wie kann ich Automatisierung im HR-Bereich nutzen?

Automatisierung im HR-Bereich können Sie für viele Aufgaben effektiv und effizient nutzen. Prozessautomatisierung hilft Ihnen beispielsweise beim On- und Offboarding von Mitarbeitenden. Dank intelligenter Automatisierung beantworten Sie Urlaubsanträge und genehmigen Anträge rechtzeitig. Spesenabrechnungen gestalten sich nun kinderleicht. Nutzen Sie die Automatisierung, um alle Aufgaben schnell, zuversichtlich und transparent zu erledigen und gleichzeitig die damit verbundenen Kosten zu senken.

Welche Beispiele für die Digitalisierung im HR gibt es?

Beispiele für die Digitalisierung im HR gibt es viele: Sie können im Personalwesen das Mitarbeiter-Onboarding sowie das Reisemanagement inklusive Dienstreiseantrag und Reisekostenabrechnung digitalisieren. Im HR-Bereich profitieren Sie außerdem von der digitalen Personalakte.

Mithilfe einer Digitalisierungsplattform wie JobRouter® gelingt Ihnen die Digitalisierung sämtlicher HR-Prozesse.

Welche digitalen Lösungen im HR-Bereich existieren derzeit?

Es gibt verschiedene Anbieter für HR-Software. Die JobRouter® Digitalisierungsplattform ist eine umfassende digitale Lösung, die Sie unter anderem im Personalwesen unterstützt. Sie verknüpft Prozessautomatisierung mit Daten- und Dokumentenmanagement, so dass Sie lediglich eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Workflows im Unternehmen haben.

Erfahren Sie mehr über die Digitalisierung im HR mit JobRouter®

  • Digitalisierung in KMU

    Homeoffice, digitale Prozesse und mehr: Die Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bringt große Vorteile. Erfahren Sie in diesem Beitrag, wie es um die Digitalisierung in KMUs steht und was noch zu tun ist.

  • BPM-Tool für bessere HR-Prozesse

    Sie wollen die Automatisierung effektiv nutzen und Ihre Geschäftsprozesse digital modellieren, implementieren und kontinuierlich verbessern? Lesen Sie, welche Vorteile BPM-Tools als Programme für Prozessmanagement haben und wie Sie es einsetzen.

  • Referenzprojekt: Elektronische Personalakte mit JobRouter®

    Das Personaldienstleistungsunternehmen TimePartner GmbH digitalisiert den HR-Bereich mithilfe der elektronischen Personalakte. So kann die Firma durch den Einsatz von JobRouter® viele HR-Prozesse im Unternehmen vereinfachen.

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