Einsatzszenarien in der VERWALTUNG

Ideen und Umsetzungen möglicher JobRouter®-Prozesse

Vertragsverwaltung

Mit Hilfe dieses Prozesses können Vertragsdaten verwaltet und bearbeitet werden. Die Daten werden sofort erfasst, wenn Mitarbeiter Dokumente in ein Archiv wie JobArchive ablegen. Nach einer vorher definierten Zeit wird der Vertrag in JobRouter® auf Wiedervorlage gelegt. Anschließend entscheidet der Anwender, ob der Vertrag gekündigt, neu verhandelt oder verlängert werden soll.

Schulungsverwaltung

Der Prozess "Schulungsverwaltung" hilft allen Beteiligten (Trainer, Teilnehmer und Abrechnungsabteilung) dabei, den administrativen Aufwand einer Schulungsveranstaltung so gering wie möglich zu halten.

Dieser JobRouter®-Workflow deckt die Planung einer Schulung ab, ermöglicht die Anmeldung zur Teilnahme, steuert Anmeldungen und Absagen, liefert die nötigen Faktura-Daten und bietet ein Schulungsbewertungssystem.

Genehmigungsprozesse

Automatisierte Genehmigungsprozesse sind in der Führungsebene sehr beliebt - erst recht, wenn sie sich einfach per Smartphone bearbeiten lassen. JobRouter® kann einen Vorgang splitten, um so eine zeitgleiche Bearbeitung von mehreren Beteiligten zu ermöglichen.

Projektbeispiele

Genehmigungs-/ Approval-Prozess

Digitale Bauakte

Durch die vollständige elektronische Verfügbarkeit der Bauakte von jedem Arbeitsplatz aus erhöht sich die Auskunftsfähigkeit in Bezug auf den Bearbeitungsstand oder das Arbeitsergebnis signifikant. Die Dokumentation aller Prozessmeilensteine und Prozessbeteiligten sichert außerdem die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsprozesse.

Projektbeispiele

Digitale Bauakte

Werkstattauftrag

Beim Prozess "Werkstattauftrag" ersetzt JobRouter® die Erfassung und Verteilung gängiger (Papier-)Formulare einer Werkstatt, einschließlich Material- und Stundenerfassung.

Jeder Bearbeitungsschritt erlaubt eine elektronische Rückfrage und erspart den Mitarbeitern Nachfassaktionen per Telefon oder E-Mail. Dokumente, wie zum Beispiel CAD-Zeichnungen, können jederzeit hochgeladen und von allen Beteiligten eingesehen werden. Diese Auswertungen erhöhen die Transparenz und geben Aufschluss über aktuelle Aufträge.

Projektbeispiele

Werkstattauftrag

Innerbetriebliches Vorschlagswesen

Dieser JobRouter®-Prozess schafft Raum für Mitarbeiter, um ihre Ideen oder Verbesserungsvorschläge klar definiert einzureichen – auch standortübergreifend.

Von der richtigen Formulierung, über die Freigabe des zugehörigen Vorgesetzten bis zur entsprechenden Prämienauswahl; dieser Prozess bietet alles, um mögliche Rückfragen oder Unklarheiten so gering wie möglich zu halten.

Projektbeispiele

Innerbetriebliches Vorschlagswesen

Drittmittel-Prozess

Alle Prozessschritte – formale sowie inhaltliche – können zunächst rein elektronisch ablaufen. Weil JobRouter® dabei hilft, alle Daten zusammenzustellen und zu kalkulieren, können sich Anwender auf die Projektbeschreibung konzentrieren. Ist intern alles geprüft und genehmigt, erzeugt das Modul JobPDF den Drittmittel-Antrag in der üblichen Papierform, sodass er auf dem Postweg zugestellt werden kann.

Projektbeispiele

Drittmittel-Prozess mit JobPDF

Weitere Geschäftsprozesse aus der VERWALTUNG
  • Fuhrparkverwaltung
  • Immobilienverwaltung
  • Rechtebearbeitung
  • Stammdatenpflege
  • User-Antragsmanagement
  • Verarbeitung elektronischer Eingangspost
  • Verteilung von Posteingängen

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