JobRouter®-Modul JobPDF
Der einfache Umgang mit PDF-Dateien
In vielen Prozessen gibt es Stellen, an denen mit PDF-Dokumenten gearbeitet werden muss. Häufig erfordern Projekte, dass Dokumente und Belege aus Prozessen heraus erstellt und in Workflows weiter verarbeitet werden. Diese Aufgaben löst das Modul JobPDF.
Das Modul bietet die Möglichkeit, PDF-Formulare auszulesen, mit Prozessdaten zu befüllen, zu zerlegen oder mit Annotationen versehene PDF-Dateien zu exportieren. Es gibt auch eine Funktion zum Signieren von PDF-Dateien, um von Ihnen erstellte PDF-Dokumente zu schützen. Das Highlight ist jedoch das Erstellen von PDF-Dokumenten komplett nach Ihren Wünschen mithilfe von Microsoft Word-Vorlagen. Unter Einsatz von Serienbriefelementen ist eine Vorlage minutenschnell erzeugt und kann mit Prozessdaten befüllt werden.
Typische Einsatzszenarien
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Beliebige Anträge
Beliebige Anträge können mit JobRouter® verarbeitet werden: Der Prozess befüllt das Antragsformular automatisch und archiviert es direkt im Anschluss, z. B. beim Urlaubsantrag.
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Ausgangsdokumente
Das Erstellen von sämtlichen Ausgangsdokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen und Lieferscheinen oder Prozessprotokollen sowie das Ausfüllen von Verträgen oder Standard-Formularen sind weitere gängige Szenarien
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Prozessdaten hinzufügen
Auch lassen sich fertige Textbausteine - aus Prozessdaten kommend - in Korrespondenzen einfügen.
HR | Personalverwaltung
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Mitarbeiter registrieren
Die "Eintrittsmeldung für neue Mitarbeiter" wird über ein von JobPDF ausgelöstes Meldedokument per E-Mail an den neuen Mitarbeiter gesendet
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Informationen speichern
Dieser sendet es unterzeichnet und in Papierform zurück an die Personalabteilung eines Unternehmens, wo es mittels Barcode digital eingelesen und archiviert wird.
Merkmale und Funktionen von JobPDF
Ausfüllen und Auslesen von PDF-Formularen
JobPDF ermöglicht es, vorhandene PDF-Formulare auf Basis von Prozessdaten auszufüllen. In der Systemaktivität können Sie dazu einfach die Formularfelder mit den Daten des Workflows verknüpfen. Zudem ist es möglich, elektronisch ausgefüllte Formulare einzulesen und deren Inhalte im Prozess zu verwenden, indem die Formularfelder mit Workflow-Feldern verknüpft werden.
Trennen von PDF-Dateien
Zur Verarbeitung von PDF-Dateien gibt es in der Systemaktivität Funktionen zum Trennen von PDF-Dateien. Auf Basis der Prozessdaten können diese Dateien an beliebiger Stelle zerlegt, in eine Untertabelle gefüllt oder in einem Verzeichnis gespeichert werden.
Ausfüllen und Auslesen von PDF-Formularen
JobPDF ermöglicht es, vorhandene PDF-Formulare auf Basis von Prozessdaten auszufüllen. In der Systemaktivität können Sie dazu einfach die Formularfelder mit den Daten des Workflows verknüpfen. Zudem ist es möglich, elektronisch ausgefüllte Formulare einzulesen und deren Inhalte im Prozess zu verwenden, indem die Formularfelder mit Workflow-Feldern verknüpft werden.
Trennen von PDF-Dateien
Zur Verarbeitung von PDF-Dateien gibt es in der Systemaktivität Funktionen zum Trennen von PDF-Dateien. Auf Basis der Prozessdaten können diese Dateien an beliebiger Stelle zerlegt, in eine Untertabelle gefüllt oder in einem Verzeichnis gespeichert werden.
PDF Dateien aus Word-Vorlagen generieren
Mit Templates – basierend auf Word-Dateien – erstellen Sie sich beliebig viele Vorlagen. Um die Gestaltung der Vorlagen einfach zu halten, ist die Verwendung von Serienbriefelementen in der Microsoft® Office-Anwendung sehr sinnvoll.
Verknüpfen von Vorlage und Prozess
Die erstellten Vorlagen werden im JobRouter®-Prozessdesigner hochgeladen und sind direkt mit einem Prozess und einer Version verbunden. Damit ist sichergestellt, dass nach einem Export- und Import oder dem Transfer eines ganzen Workflows mittels JobSync die passende Vorlage dem Prozess zugeordnet bleibt.
Sobald ein Template in JobPDF ausgewählt ist, erscheinen alle Serienbriefelemente als Eingabeparameter, die mit Prozess- oder Untertabellenfeldern verknüpft werden können. Alternativ werden sie mit einem festen Wert oder ganzen Tabellen dynamisch befüllt. Ebenso können Bilder in das Template eingefügt werden.
PDF Dateien aus Word-Vorlagen generieren
Mit Templates – basierend auf Word-Dateien – erstellen Sie sich beliebig viele Vorlagen. Um die Gestaltung der Vorlagen einfach zu halten, ist die Verwendung von Serienbriefelementen in der Microsoft® Office-Anwendung sehr sinnvoll.
Verknüpfen von Vorlage und Prozess
Die erstellten Vorlagen werden im JobRouter®-Prozessdesigner hochgeladen und sind direkt mit einem Prozess und einer Version verbunden. Damit ist sichergestellt, dass nach einem Export- und Import oder dem Transfer eines ganzen Workflows mittels JobSync die passende Vorlage dem Prozess zugeordnet bleibt.
Sobald ein Template in JobPDF ausgewählt ist, erscheinen alle Serienbriefelemente als Eingabeparameter, die mit Prozess- oder Untertabellenfeldern verknüpft werden können. Alternativ werden sie mit einem festen Wert oder ganzen Tabellen dynamisch befüllt. Ebenso können Bilder in das Template eingefügt werden.
Integration der Vorganghistorie für Workflow-Protokolle
Eine besondere Funktion ist die automatische Integration der Vorgangshistorie. Damit lässt sich eine Tabelle an einer beliebigen Stelle innerhalb des Prozessablaufs in die Word-Datei einfügen. Die Vorgangshistorie beinhaltet alle abgearbeiteten Schritte mit Status, Bearbeiter sowie Ein- und Ausgangszeiten. So kann JobPDF einen Workflow-Vorgang als Protokoll zusammenfassen und im Corporate Design des Anwenders ausgeben.
Dokumentausgabe als Word- oder PDF-Datei
Die Ausgabe erfolgt entweder als Word-Datei oder als konvertierte PDF-Datei. Für die Konvertierung in PDF ist keine MS®-Office-Installation auf dem Server erforderlich.
Integration der Vorganghistorie für Workflow-Protokolle
Eine besondere Funktion ist die automatische Integration der Vorgangshistorie. Damit lässt sich eine Tabelle an einer beliebigen Stelle innerhalb des Prozessablaufs in die Word-Datei einfügen. Die Vorgangshistorie beinhaltet alle abgearbeiteten Schritte mit Status, Bearbeiter sowie Ein- und Ausgangszeiten. So kann JobPDF einen Workflow-Vorgang als Protokoll zusammenfassen und im Corporate Design des Anwenders ausgeben.
Dokumentausgabe als Word- oder PDF-Datei
Die Ausgabe erfolgt entweder als Word-Datei oder als konvertierte PDF-Datei. Für die Konvertierung in PDF ist keine MS®-Office-Installation auf dem Server erforderlich.
JobPDF verfügt über folgende Features
- Automatisches Ausfüllen von Word-Dokumenten
- Einfache Erstellung von Templates mit Serienbriefelementen
- Ausgabe der Word-Datei als PDF möglich
- Dynamisches Ausfüllen von Tabellen
- Möglichkeit zum dynamischen Einbinden von Texten und Bildern
- Integration Vorgangshistorie
- Einfache Integration in bestehende Prozesse
- Definition beliebig vieler Templates
- Verwendung eines Briefpapiers als Bild- oder PDF-Datei