Vertragsverwaltung mit JobRouter®

Warum Vertragsmanagement? Ein optimal definierter Contract-Management-Prozess unterstützt den gesamten Kundenlebenszyklus, denn er deckt alle Schritte ab, die Vertragsdaten beinhalten, verarbeiten oder benötigen. Er führt Informationen und Quellen zusammen, strafft Zwischenschritte und ordnet Vorlagen und Anlagen allen Beteiligten zu. Daran hängen Prozesse, die wiederum die Verwaltung von Lieferanten, Anbietern, Partnern, Kunden oder Mitarbeitern einschließen. Contract Management betrifft damit also nicht allein Verträge, sondern alle Schnittstellen, die damit zu tun haben. Der reibungslose Informationsaustausch innerhalb des automatisierten, digitalen Management-Prozesses hilft schließlich dabei, die Effizienz Ihres Unternehmens fühlbar und dauerhaft zu steigern.

Sind Verträge einmal erstellt, unterzeichnet und abgelegt, unterstützt ein Contract-Management-Prozess die Transparenz. Denn Verträge haben oft Enddaten, an denen sie gekündigt, erneuert oder geändert werden könnten – sofern sie eingehalten werden. Oft verstreichen solche Fristen und im besten Fall passiert nichts. Im schlechtesten, entstehen dem Unternehmen ungewollte Kosten.

Der JobRouter® Contract-Management-Prozess verfolgt und verwaltet Vertragsklauseln, Bedingungen, Verpflichtungen und Meilensteine ​​über einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum hinweg. Dadurch können eigene Vertragsvorteile maximiert und Risiken reduziert werden.

Vorteile eines automatisierten Vertragsmanagements:

  • verringerte Vertragslaufzeiten & Risiko
  • reduzierte Einnahmeverluste & Adminkosten
  • gesteigerte Nutzerakzeptanz
  • größere Vertragsflexibilität
  • mehr Vertragsverlängerungen
  • erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle

Mit dem JobRouter® Solution Template Contract Management können Sie Ihre Verträge zuverlässig managen und arbeiten stets Compliance-konform! In nur vier Stunden ist das Template installiert, innerhalb weiterer vier Stunden konfiguriert und einsatzbereit! Zusätzliche Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.

Verträge archivieren

Die eingescannten Verträge werden mittels Contract-Management-Prozess inklusive aller wichtigen Metadaten erfasst. Hierzu zählen beispielsweise: Vertragsnummer, Vertragsart, Startdatum, Dauer, Vertragsende, Fristen, Erinnerungen, Kosten uvm.

Anhänge

Selbstverständlich können an einen Vertrag weitere Dokumente angehängt werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um Vertragserweiterungen handelt, um einen E-Mail-Verkehr oder z. B. um ein Zip File. Alle Dokumente können revisionssicher im entsprechenden JobArchive gesichert werden.

Rechtekonzept

Für jeden Vertrag können drei verschiedene Berechtigungen vergeben werden: Besitzer, Verantwortlicher sowie Betrachter. Diese haben aufgrund differenzierter Rechte unterschiedliche Einsichten auf die jeweiligen Verträge.

Bemerkungen

Für jeden Vertrag können individuelle Kommentare hinterlegt, mit einem Zeitstempel versehen und als eine Art „Memo“ genutzt werden.

Erinnerung per E-Mail

JobRouter® informiert Sie rechtzeitig per E-Mail über alle Verträge, bei denen die automatische Verlängerung kurz bevorsteht. Damit behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Verträge und verpassen keine wichtigen Termine.

Verträge versenden

Alle Verträge sowie Anhänge können optional per Formular versendet werden. Dazu ist kein Mail Client erforderlich, versendet wird ausschließlich über JobRouter® Bordmittel. Darüber hinaus protokolliert JobRouter®, wer zu welchem Zeitpunkt welche Dokumente erhalten hat.

Kündigung versenden

Der Prozess ermöglicht es allen Nutzern vom Rechtetyp „Owner“, eine bereits hinterlegte Kündigung zu erstellen und diese als PDF an den Vertragspartner zu senden. Wahlweise kann diese Kündigung auch als PDF an den Vertrag angehängt werden.

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Sie wollen gleich loslegen? Diesen Prozess gibt es bereits als fertige Lösung zur Implementierung. Schnell und einfach passen wir den Standard an Ihre Anforderungen und Ihre Unternehmensstruktur an.

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