Technische Überwachungsgemeinschaft - Mit gutem Beispiel voran

Automatisierung von Auftragsabwicklung, Projektmanagement und Auditprozessen mit JobRouter®.

Bereits vor der Gründung der Technischen Überwachungsgemeinschaft TÜg GmbH 1997 in Stuttgart, waren die Firmengründer lange auf dem Gebiet der technischen Prüfungen und Zertifizierungen von Management-Systemen tätig. Begutachtet durch die Akkreditierungsgesellschaft GAZ, arbeitet das Unternehmen heute auf der Grundlage der internationalen Norm ISO 17021.

Zu den Geschäftsbereichen der TÜg GmbH zählen unter anderem die Zertifizierungen von Managementsystemen sowie die Überwachungs- und Prüfleistungen auf den Sektoren Sicherheit und Umwelt. Mit diesen Bereichen bietet die TÜg eine hervorragende Grundlage für die regelkonforme Durchführung von Überprüfungen, Überwachungsaufgaben, Bewertungen und Zertifizierungen.

Vorteile für die Geschäftsführung

Kontrolle und Transparenz über alle Projekte und Prozessschritte
Zeitüberwachung sichert die termingerechte Bearbeitung von Aufgaben
JobRouter® dient als neutrales und objektives Kontrollsystem
Kürzere Durchlaufzeiten bei der Auftragsabwicklung und im Auditprozess
Minimierung der Fehlerquellen und dadurch höhere Prozessqualität
Höhere Kundenzufriedenheit
Kosten- und zeittechnische Reduzierung der Verwaltungsaufwände
Zugriff von jedem Standort durch webbasierte Oberfläche
Dokumentation und Rückverfolgung aller Aktivitäten
Sichere Archivierung und schneller Zugriff auf Dokumente
JobRouter® als Tool für die Mitarbeiterbewertung
Professionalisierung des Unternehmens

Vorteile für die Mitarbeiter

Anreizsystem zur Leistungssteigerung
Persönlicher Aufgabenmanager
Sicherstellung von Terminen
Dateneingabe über das Web von jedem Standort möglich
Zeiteinsparung
Minimierung von Fehlerquellen
Steigerung der Arbeitsqualität

Projektdetails

Kunde: TÜg GmbH
Branche: Konformitätsbewertungsstelle
Mitarbeiter: Ca. 30 fest angestellte und freie Mitarbeiter
Vorgänge: ca. 35/ Tag

Datenbank: MS SQL
Laufende Prozesse: Auftragsabwicklung, Auditprozess
Geplante Prozesse: Prozess zur Tankprüfungen

Frischer Wind im Hause TÜg

Im Jahre 2007 kam zur TÜg ein neuer Gesellschafter hinzu. Herr Lindenberg erkannte, dass fehlerfreie Prozessabläufe sowie ein Überblick über alle laufenden Projekte einen enormen Verwaltungsaufwand mit sich brachten. Fehlende Dokumente stoppten den Prozessfluss und erhöhten die Durchlaufzeiten.

JobRouter® ist die perfekte Arbeitserleichterung.

Martin Lindenberg
Geschäftsführer
TÜg GmbH

Qualitätssteigerung für Prozessabläufe

Die TÜg hat eine komplett dezentrale Organisation, was die Kommunikation zwischen den deutschlandweit verteilten Büros erschwert. Die Mitarbeiter sind zudem meist beim Kunden vor Ort, um die Audits durchzuführen. Um den Kunden schnellstmöglich über das Ergebnis informieren zu können, stand mitunter die Verkürzung der Durchlaufzeiten von Projektabwicklungen im Fokus. Voraussetzung hierfür ist eine hohe Prozessqualität, welche die Fehler auf ein Minimum reduziert. Gleichzeitig spielt dieser Aspekt zur Beurteilung der Dienstleistungsqualität eine relevante Rolle. Von der TÜg als Zertifizierungsunternehmen wird in allen Unternehmensbereichen Qualität gefordert um einen langfristigen Erfolg zu erzielen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden entschied man sich 2010 für die perfekte Anbindungslösung zum bereits bestehenden Archivsystem DocuWare: das Workflow-Management-System JobRouter®.

Prozessanalyse mit nachhaltigen Erkenntnissen

In einem zweieinhalb tägigen Workshop wurden alle Prozesse genau analysiert und in einem Flussdiagramm dargestellt. Nötige Prozessschritte wurden erarbeitet und zusammengefasst. Bei dieser Arbeit wurden auch bisherige Annahmen widerlegt. Beispielsweise wurde erkannt, dass pro Kunde nicht nur ein Termin anfällt, sondern durchschnittlich 15 zu überwachende Termine im Jahr. Bei 400 Kunden bedeutet dies für die TÜg an die 6.000 Termine, die es zu überwachen und koordinieren gilt. Durch die Visualisierung wurden Abhängigkeiten und Zuständigkeiten deutlich, zugleich legte man fest, an welchen Stellen welche Informationen eingepflegt werden müssen. Damit war die grundlegende Arbeit für die Implementierung von JobRouter® bereits getan.

Seit der Einführung des Workflow-Systems erfährt Herr Lindenberg eine Entlastung in einigen Bereichen. Mit JobRouter® konnten nicht nur die Verwaltungskosten und –zeit stark reduziert werden, sondern auch die Fehlerquellen zu einem hohen Prozentsatz eliminiert werden.

Durch die Dokumentation können alle Projekte und Aufträge bis zum kleinsten Schritt zurückverfolgt werden, gleichzeitig werden alle Dokumente revisionssicher abgelegt und sind so in Kürze wieder auffindbar. Dies verbessert nicht nur die internen Prozesse und macht die Kunden zufriedener, sondern spielt auch eine wichtige Rolle für die einmal jährlich stattfindende Prüfung, der sich die TÜg unterziehen muss, um Neutralität und Qualität vorweisen zu können. Denn auch die neutralen Sachverständiger der TÜg unterliegen einem stringenten Regelwerk und müssen sich an Terminüberwachungsgrundsätze und ethische Regeln halten.

Die Prozesse müssen nicht manuell auf Korrektheit und Vollständigkeit überprüft werden. Durch die in JobRouter® hinterlegten Eskalationsregeln, sind für alle wichtigen Schritte feste Zeiträume angegeben, in der eine Aktivität erfolgt sein muss.

Ist dies nicht der Fall, wird automatisch eine Mail generiert und an den Geschäftsführer weitergeleitet. Dieser hat somit über alle Projekte volle Transparenz und Kontrolle, ohne großen Aufwand und das von jedem beliebigen Ort aus. Durch die Zeitüberwachung konnte die Durchlaufzeit von der Begutachtung bis hin zum Abschluss von bis zu drei Monaten auf drei bis vier Wochen reduziert werden. Das Unternehmen arbeitet so nicht nur wirtschaftlicher, sondern trägt auch maßgeblich zur Kundenzufriedenheit bei.

Durch die webbasierte Oberfläche ist der Zugriff auf JobRouter® ortsunabhängig möglich. So haben die Auditoren die Möglichkeit, direkt nach jedem Audit alle Tatsachenfeststellungen direkt im Workflow-Management-System einzupflegen, der die Informationen direkt weiterleitet.

JobRouter® ersetzt aufwendige Kontrollen
JobRouter® ist quasi das gute Gewissen, das die aufwendige Kontrollfunktion automatisch übernimmt und gleichzeitig als Beweismittel dient. Über das eingeführte Zertifizierungstagebuch sieht Herr Lindenberg alle Terminverschiebungen, -überschreitungen und den genauen Ablauf eines jeden Projektes. Er hat so die Möglichkeit am Ende des Jahres seine Mitarbeiter zu bewerten und umgekehrt ihnen so ein Anreizsystem zu bieten. Entsprechend können verschiedene Bonuszahlungen vorgenommen werden.

JobRouter® schafft Raum für Neues

Auch Öltanks unterliegen regelmäßigen Prüfungen. Das Intervall ist hier jedoch größer und liegt bei etwa fünf Jahren. Doch gerade durch die großen Intervallabstände besteht durch weniger Routine und Erfahrung die Gefahr von vielen Fehlerquellen. Somit ist in Planung auch den Prozess der Tankprüfungen mit JobRouter® umzusetzen, um hier einwandfreie Prozessabläufe zu gewährleisten. Des Weiteren können mit JobRouter® generelle geschäftspolitische Überlegungen vorgenommen werden, wie z. B. die Dienstleistungserweiterung. Durch den wegfallenden Verwaltungsaufwand, den JobRouter®in die Hand nimmt, stehen Ressourcen und Kapazitäten für neue ertragsbringende Bereiche zur Verfügung.

Die TÜg GmbH mit Hauptsitz in Freiburg ist deutschlandweit mit drei weiteren Standorten und ca.30 Mitarbeitern tätig. Zertifizierungen von Managementsystemen, technische Überwachungsorganisation im Bereich des Umweltrechts und Überwachungs- und Prüfleistungen auf den Sektoren Sicherheit und Umwelt bilden die Geschäftsbereiche der TÜg GmbH.

Somit bietet die TÜg eine hervorragende Grundlage für die regelkonforme Durchführung von Überprüfungen, Überwachungsaufgaben, Bewertungen und Zertifizierungen. Ob in kleinen, mittelständischen oder großen Unternehmen, ist die TÜg GmbH branchenübergreifend tätig.