Vom Workflow-Spezialisten zur umfassenden Digitalisierungsplattform: JobRouter®

Im Jahr 2003 stellte die heutige JobRouter AG ihr gleichnamiges Workflow-System mit dem Ziel vor, manuelle Arbeitsschritte in digitale Prozesse zu überführen und praxisgerecht abzubilden. Seitdem hat sich das Angebot stetig erweitert: Eine starke Prozessautomatisierung im Herzen der Lösung, agiles Dokumenten-Management, integrierbare Low-Code Module, leistungsfähige SOAP & REST-APIs und Schnittstellen zu weiteren Systemen wie ERP, CRM oder Datenbanken sowie die Möglichkeit zur eigenen Anwendungsentwicklung, bilden heute die Komponenten der branchenunabhängigen, skalierbaren JobRouter®-Plattform. Mit JobRouter® ist es Unternehmen bereits heute möglich, ihre Daten effizient zwischen Lösungen auszutauschen und medienbruchfreie, digitale Prozesse zu erstellen.

Die JobRouter AG vertritt einen Ansatz, der Unternehmen Agilität und Skalierbarkeit verspricht, während sie zeitgleich mehr Transparenz über ihre Prozesse erhalten und diese leicht an wandelnde Anforderungen anpassen können.

Erfahren Sie auf den folgenden Seiten alles über die JobRouter®-Kernkomponenten für ein effizientes Prozess-, Daten-, und Dokumenten-Management oder die erweiterbaren Module und gewinnen Sie einen ersten Eindruck von den endlosen Einsatzszenarien!

JobRouter® Digitalisierungsplattform

Prozesse digital modellieren, anpassen und steuern mit

JobExplorer I JobGlobaltime I JobMail Connect I JobMultilanguage I JobOrder Match I JobIris I JobPGP I JobRobot I JobSAP BAPI I JobSAP TableSync I JobSelect I JobShare I JobShift I JobStart I JobSub I JobSync I JobTable I JobTimer I JobViewer

Agiles Dokumenten-management

Revisionssichere Archivierung beliebiger, mehrsprachiger Dokumente gemäß des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 mit JobArchive.


Extraktion von Daten aus digitalisierten Belegen und Dokumentenerstellung mit JobPDF und JobFerd.

Effizientes Datenmanagement

Stammdaten-Tabellen direkt aus der JobRouter®-Oberfläche einfach anlegen, bearbeiten und verwalten mit JobData.

Intelligente Belegerkennung

Intelligente Auswertung und Bearbeitung von Dokumenten mit JobMind Head und JobMind Bau.

Anwendungsbeispiele

Mit der JobRouter® Digitalisierungsplattform erhalten Sie eine zentrale Lösung, die auf Ihre Anforderungen und Wünsche skaliert werden kann. Das ermöglichen zahlreiche Schnittstellen, erweiterbare Systemaktivitäten und Module sowie das interaktive JobRouter® Dashboard!

Elektronische Rechnungsverarbeitung

Kaum ein Prozess ist dokumentenlastiger als die Rechnungsverarbeitung und fordert einen manuellen Mehraufwand. Doch mit JobRouter® können Rechnungseingang und -ausgang vollständig digital abgewickelt werden. So werden beispielsweise Rechnung mit bis zu 350 Seiten Umfang in nur 20 Minuten eingelesen, geprüft und verarbeitet. Das integrierte JobRouter® Archiv sichert alle Dokumente und Dateien, während jeder Prozess mitsamt den Prozessschritten als Audit-Trail dokumentiert bleibt.

Automatische Rechnungsprüfung

Mit der Digitalisierung des Rechnungsprüfungsprozesses werden die Durchlaufzeiten vom Bestellabgleich bis zur Verbuchung und Bezahlung der Rechnungen durchgängig gesenkt. Somit können Skonti in höherem Maße ausgenutzt werden. Auch die Lieferkonditionen lassen sich besser aushandeln und hinsichtlich ihrer Einhaltung kontrollieren.

Bewerbungsmanagement

Ein manuelles oder teildigitalisiertes Bewerbermanagement ist zeit- und ressourcenintensiv. Im Gegensatz dazu profitieren Personal- und Fachabteilungen durch den automatischen JobRouter®-Prozess von besserer Übersichtlichkeit, transparenten Entscheidungswegen und vereinfachten Arbeitsschritten.

Elektronische Personalakte

Datenschutz, Kontrolle und Vollständigkeit haben bei der elektronischen Personalakte oberste Priorität. Als „Botendienst“ schaltet sich JobRouter® zwischen Informationen, Aufgaben und Anwender, führt diese zusammen und weis die Prozessschritte entsprechend zu. Dadurch können Anwender produktiver und Compliance-gerecht arbeiten.

JobRouter® Produktbeschreibung - Anwendungsbeispiele

Bestellprozess

Der elektronische Bestellprozess mittels JobRouter® ist nicht nur schneller und besser kontrollierbar als ein herkömmlicher in Papierform. Er hilft auch, Budgets einzuhalten und liefert verlässliche Werte für zukünftige Budgetierungen.

Spesenabrechnung

Spesenabrechnungen sollen schnell erledigt sein, müssen aber zahlreichen internen Standards entsprechen: Dank JobRouter® konnte die Privatbank Metzler ihre Prozessstruktur schnell digital abbilden und somit die Anwenderfreundlichkeit verbessern, die Kosten für Wartung und Betrieb reduzieren und sehr viel Zeit einsparen, bei der Erfassung der Genehmigung

Referenzen
Kundenzitat

Der wesentliche Unterschied zwischen JobRouter® und anderen Systemen ist, dass man bei diesem Workflow-Management-System ganz schön graben kann, bis man an ein Ende stößt.

– Henrik Heller, Leiter der Abteilungen Informatik Kundenprojekte & Beratung und Software-Qualitätssicherung bei der Euroimmun AG

Digitale Transformation durch unabhängiges Prozessmanagement

JobRouter® integriert sich in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft – und entfesselt ihr Potenzial!

JobRouter® bietet die Möglichkeit, jeden noch so komplexen Geschäftsprozess selbst zu gestalten und Workflows visuell abzubilden und auszuführen. Mit JobRouter® ist unabhängiges Prozess-Management möglich. Was heißt das?

Viele Geschäftsprozesse erfordern Daten aus mehreren IT-Systemen. Greifen Sie auf Insellösungen zurück, verlieren Sie schnell den Überblick und wichtige Ressourcen. Anders unsere Digitalisierungsplattform: JobRouter® automatisiert manuelle Zwischenschritte und bildet alle Prozesse transparent ab. Denn JobRouter® greift über zahlreiche Schnittstellen auf alle Unternehmens-Applikationen und Legacy Systeme zu, sammelt Daten und Dokumente aus mehreren Quellen, verarbeitet diese und stellt die Informationen im Geschäftsprozess zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung. Dabei nutzt es eigene Funktionen, die beispielsweise BPM, ERP- oder DMS-Systeme nicht kennen – und erweitert deren Einsatzmöglichkeiten.

Diese sogenannten „Workflow-Engines“, wie sie in ECM- oder DMS-Systemen angeboten werden, sind integrierte Komponente und können deshalb in den meisten Fällen rein datenbezogene, anwendungsübergreifende Prozesse nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand abbilden.

JobRouter® aber ist unabhängig: Das System unterstützt dokumentbezogene und datenbezogene Prozesse gleichermaßen, - und schafft dadurch einen maßgeblichen Mehrwert für Ihren digitalen Arbeitsplatz.

JobRouter® kommuniziert mit den unterschiedlichsten Anwendungen oder Systemen und verbindet alle Unternehmensebenen. Dazu zählen: Betriebssystemebene, die Datenhaltungsebene mit Datenbanken und Archiven und die Applikationsebene mit der Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Kundenmanagement oder den Office-Anwendungen. Als Standardinterface bildet JobRouter® ein Kontrollzentrum, das es Anwendern erlaubt, alle Aufgaben und Schritte aus einem Dashboard zu steuern. User erhalten mehr Transparenz, arbeiten effizienter und weniger fehleranfällig.

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Mit der JobRouter® Digitalisierungsplattform erstellen Sie Ihr individuelles Digital Office

Mehr als Workflow-Management, mehr als einfaches BPM, ECM oder DMS

Die digitale Transformation betrifft das gesamte Unternehmen! Ihre Digitalisierungslösung sollte deshalb an genau diesem Punkt ansetzen:

Prozesse sind in jedem Unternehmen unterschiedlich, weshalb eine statische Lösung den Anforderungen nie vollständig gerecht werden kann. Im Gegensatz dazu passt sich die leistungsfähige, agile JobRouter®-Entwicklungsumgebung diesen Gegebenheiten an. Ganz gleich, ob es die Komplexität eines Prozesses, die variierende Benutzerzahl oder den Versionswechsel betrifft – bei JobRouter® geben Sie die Anforderungen vor und setzen sie in einem JobRouter®-Prozess um. Schützen Sie Ihre Investitionen und profitieren Sie zeitgleich von neuen Chancen durch effiziente, digitale Prozesse.

Dieser pragmatische Ansatz erlaubt zügige Projektumsetzungen.

JobRouter® basiert auf marktgängigen Standardtechnologien, während die Installation der JobRouter®-Digitalisierungsplattform zentral auf einem Webserver erfolgt. Dies hat u. a. den Vorteil, dass die üblichen Datenbanksysteme verwendet werden und der Benutzer mit seinem gewohnten Browser arbeiten kann. Darüber hinaus kann JobRouter® über viele Server skaliert werden und mit allen Anforderungen des lokalen und mobilen Arbeitsplatzes wachsen – als On-Premise oder SaaS-Lizenz.

Das macht JobRouter® besonders: - Digitalisierungsplattform, die Ihre Investitionen schützt und mehr Effizienz durch echte digitale Prozesse schafft
- Einfach skalierbare Technologie mit einzigartigem Application Framework
- Einfache, low-code Prozessmodellierung für die Praxis
- Maximale Flexibilität und Erweiterbarkeit durch lizenzierbare Module
- Zentrale Lösung für mehr Transparenz über Prozesse, Dokumente und Daten
- Erstellung von mehrsprachigen Prozessen über Zeitzonen hinweg
- Erleichterung der Transformation von analogen zu digitalen Prozessen durch Solution Templates
- Integriertes, mehrsprachiges und revisionssicheres Archiv
- Integriertes, effizientes Stammdaten-Management
- Möglichkeit, Rechnungen nach §13 des UStG zu bearbeiten
JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Lean Prozesse – Was heißt das?

Prozesse werden mit Hilfe der JobRouter®-Digitalisierungsplattform gestrafft und für die digitale Arbeit optimiert. Das bedeutet: Überladene Strukturen durch die Orientierung an Dokumenten und der Aufwand für die Pflege von Indexdaten werden reduziert, vermeidbare Medienbrüche isoliert, ineffiziente Schritte automatisiert und Transparenz hergestellt, so dass Kontrolle und Übersichtlichkeit immer nur einen Klick entfernt sind.

Um Geschäftsprozesse effizient und fehlerfrei ablaufen zu lassen und dem Anwender monotone Tätigkeiten zu ersparen, kommen JobRouter®-Systemaktivitäten zum Einsatz. Das sind konfigurierbare oder ohne Benutzerinteraktion ablaufende Funktionen, wie das Anlegen von Benutzern oder Benutzerrollen oder das Überwachen von Verzeichnissen. Zudem können sie als Schnittstellen zu anderen Systemen dienen, die dabei helfen, medienbruchfreie, schlanke Prozesse zu erstellen und die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu optimieren. Eine Auswahl ist bereits in der JobRouter®-Basisanwendung enthalten, weitere Systemaktivitäten und Module können gemäß Prozess implementiert werden.

Mit JobRouter® ist es so einfach wie nie, Prozessanforderungen im Vorfeld festzulegen – oder im Nachhinein anpassen. Alle Abläufe, Bildschirmdialoge, Regeln und Daten, die für einen Prozess nötig sind, werden vorweg definiert und mit dem JobRouter®-Designer entwickelt, getestet und dokumentiert. Dank des low-code Ansatzes, können einfache Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse erstellt werden. Für komplexe Aufgaben bietet der JobRouter®-Designer die richtige Umgebung zum Programmieren in JavaScript, SQL, .Net oder PHP.

Schließlich ermöglicht die konsequente Verwendung von Webtechnologie ebenso einfach standortübergreifende Prozesse abzubilden, zu steuern oder zu überwachen. Damit steht die Basis fürs kollaborative Arbeiten 4.0!

  • Medienbruchfrei – denn JobRouter® interagiert mit Ihren Systemen & Mitarbeitern
  • Schlank – denn JobRouter® setzt echte digitale Prozesse um
  • Effizient – denn JobRouter® reduziert manuellen Mehraufwand
  • Individuell – denn JobRouter® passt sich Ihren Anforderungen und Wünschen an
JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Das perfekte Interface für alle Usergruppen

Mit JobRouter® arbeiten als Anwender

Prozesse designen mit JobRouter®

JobRouter®-Konfiguration für Administrator

JobRouter® für Prozessverantwortliche

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Arbeiten mit JobRouter®

Das Dashboard: Anwenderfreundlich und übersichtlich

Nach Ihrem Login in JobRouter®, landen Sie direkt auf dem agilen Dashboard, welches unterschiedliche Informationsboxen (Widgets) anbietet. Administratoren, Prozessdesignern wie auch Anwendern steht es frei, ob sie die integrierten Standard-Widgets verwenden oder ob sie individuell erstellte Elemente per Drag und Drop hinzufügen möchten. Derzeit bietet JobRouter® drei Arten von Widgets an: Das Counter-, Eingangsbox- und Favoriten-Element.

Darüber hinaus kann die eigene JobRouter®-Anwendung personalisiert werden. Ein Profilbild und integrierte Info-, Erfolgs und Fehlermeldungen auf Basis der JavaScript API, erleichtern Anwendern den Überblick und schaffen Transparenz. Das farblich hervorgehobene Counter-Element hilft zudem, Startschritte einzusehen sowie neue Schritte und Aufgaben zu überschauen und diese abzuarbeiten. Zahlreiche Hilfestellungen und personalisierbare Menüpunkte erleichtern die Bedienung und unterstützen flexibles, mobiles Arbeiten.

Anwender erhalten die Freiheit, ihr Dashboard selbst zu gestalten und aus bestehenden Widgets zu wählen oder eigene Widgets zu erstellen.
JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Die Eingangsbox: Vorgänge einsehen und bearbeiten

Jeder Benutzer bekommt in der JobRouter®-Eingangsbox alle für ihn vorliegenden Aufgaben angezeigt. Zusätzlich kann sich der Anwender per E-Mail über neue Aufgaben informieren lassen. Die Eingangsbox kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert und sortiert werden. Spezielle Eingangsboxen für bestimmte Prozesse (z. B. für den Rechnungseingang) erleichtern die Sicht auf die Vorgangsdaten (z. B. Rechnungsnummer, Kreditor, Datum).

Die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge erfolgt in frei gestaltbaren Dialogen. Dort werden Vorgangsdaten angezeigt und ggf. editiert. In den Dialogen können zusätzlich Skripte integriert werden und helfen, externe Applikationen aufzurufen oder die eingegebenen Daten auszuwerten.

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Die Schrittbearbeitung: An alles gedacht

Entscheiden Sie bei jedem Prozessschritt, wie und von wem die Aufgabe weiter bearbeitet werden soll. Diese praktischen Funktionen helfen Ihnen dabei:

Zuweisen/ Rückfrage

Ein elektronisch abgebildeter Prozess kann nie 100 Prozent der möglichen Fälle im realen Leben abdecken. Um alltägliche Probleme mit der benötigten Flexibilität zu bewältigen, bietet JobRouter® mit der Zuweisungs- und Rückfragefunktion die Möglichkeit, weitere Personen in den Prozess zu integrieren. Die Zuweisung stellt dabei eine Delegation der Aufgabe dar, die Rückfrage dient dazu, eine Frage an einen anderen JobRouter®-Benutzer zu stellen und den Vorgang auf Basis dieser Entscheidung weiterzubearbeiten.

Stapelbearbeitung

Benutzer, die viele Vorgänge eines Prozesses bearbeiten, können sich diese automatisch nacheinander mittels Stapelbearbeitung anzeigen lassen. Die Vorgänge müssen nicht einzeln aufgerufen werden. Dies erhöht den Bedienungskomfort und beschleunigt die Arbeit in JobRouter®.

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Wiedervorlage

Mit JobRouter® können Vorgangsschritte für eine bestimmte Zeit zurückgestellt und anschließend zur Wiedervorlage aktiviert werden. Der Anwender kann die Wiedervorlage direkt beim Bearbeiten eines Vorgangsschritts auswählen oder in den JobRouter®-Regeln aktivieren. Die Wiedervorlagedatum ist dabei frei wählbar und kann in Minuten, Stunden, Tagen oder für einen bestimmten Zeitpunkt definiert werden.

Vertreterregelung

Jeder Benutzer kann für jede Rolle, in der er Mitglied ist, einen Vertreter wählen. Dieser kann jederzeit aktiviert werden, um die Aufgaben des Benutzers während dessen Abwesenheit auszuführen. Es ist möglich, für verschiedene Aufgaben unterschiedliche Vertreter zu wählen.

Dokumentenanlagen

An jeden Vorgang lassen sich beliebig viele Dokumente unterschiedlichster Dateitypen anhängen, die entsprechend der Prozessdefinition durch das Unternehmen laufen. So können beispielsweise Rechnungen als Bild- oder PDF-Datei, aber auch Word-Dokument angehängt werden. Nach Prozessabschluss, werden die Dateien entweder zur Archivierung an ein Dokumenten-Management-System übergeben, in ein bestimmtes Verzeichnis verschoben oder gelöscht.

Benachrichtigungen

Auf Wunsch werden JobRouter®-Anwender vom System automatisch per E-Mail über neue Prozessschritte informiert. Zudem lassen sich Sammelbenachrichtigungen für jeden Anwender erstellen. JobRouter® fasst alle vorliegenden Aufgaben für einen Anwender zusammen und übersendet diese Aufstellung. Zeitkritische Aufgaben werden dabei priorisierend berücksichtigt.

Prozessdesign

Ausführung

Administration

Monitoring

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

JobRouter®-Prozessdesign

Mit dem Prozess-Designer können Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach und schnell in JobRouter® abbilden. Der Designer kann an jedem Arbeitsplatz mit Browser genutzt werden. Das Erstellen eines Prozesses oder Schritts bedarf je nach Komplexität nur weniger Klicks: Vorgangsschritte und Regeln (z. B. zur Weiterleitung) definieren und Tabellenstruktur zur Datenspeicherung sowie Dialoge zum Anzeigen und Editieren der Werte festlegen. Los geht’s!

Eine Prozessgrafik erleichtert das Abbilden des Prozesses und ermöglicht ein schnelles Editieren der einzelnen Schritte. Der gesamte Prozess mitsamt der Vorgangshistorie wird innerhalb der Anwendung dokumentiert und kann später als Dokument ausgedruckt werden

Zudem können mit dem integrierten Dialog-Editor Dialoge erstellt werden, die zur Anzeige und zum Editieren der Prozessdaten dienen. Hierzu stehen dem Benutzer verschiedene Elemente zur Auswahl, die er individuell konfigurieren und in den Dialog einfügen kann. Typische Elemente sind z. B. die Textbox zum Anzeigen und Editieren von Vorgangsdaten, oder Listenfelder zur Auswahl der Rollen für den nächsten Vorgangsschritt. Zusätzlich stehen viele konfigurierbare Einstellungen zur Verfügung, um Zeitüberschreitungen, Positionstabellen oder Schnittstellen zu anderen Systemen zu definieren. Jeder im System erstellte Prozess kann jederzeit exportiert und in anderen Systemen wieder importiert werden.

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Formen der Prozessführung

JobRouter® unterstützt neben der sequentiellen Abarbeitung eine parallele Verarbeitung von Prozessschritten. Der Prozess kann so definiert werden, dass gleichzeitig mehrere Schritte mit unterschiedlichen Dialogen und unterschiedlichen Rollen aktiviert werden. Der Prozess läuft erst weiter, wenn sämtliche Schritte innerhalb der Parallelisierung abgearbeitet sind.

Eine solche Parallelisierung kann auch dynamisch erzeugt werden, während des laufenden Vorgangs. So können beispielsweise unterschiedlich viele parallele Schritte aktiviert werden, deren Rollen oder Benutzer erst im Zuge der Bearbeitung festgelegt werden.

Parallel Sequentiell
Bei Parallelität werden mehrere Schritte parallel aktiviert. Diese können unabhängig voneinander durch verschiedene Benutzer und Rollen bearbeitet werden. D. h. der oder die folgenden Prozessschritte werden erst aktiviert, wenn alle Prozessschritte der Parallelisierung bearbeitet wurden. Die Standardvorgangsbearbeitung erfolgt sequentiell. Dabei wird für jeden Schritt ein Folgeschritt hinterlegt. Dieser wird erst aktiv, wenn der führende Schritt bearbeitet wurde.
JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Systemaktivitäten

Mit Hilfe von Systemaktivitäten fügen Sie beliebige Funktionen in einen JobRouter®-Prozess ein, die dann ohne Benutzerinteraktion ausgeführt werden. Eine Systemaktivität kann auch als Schnittstelle dienen, um z. B. mit einem ERP-System zu kommunizieren. Beliebte Funktionalitäten sind: Dokumente archivieren, Benutzer anlegen, Rollen ändern, E-Mails versenden.

Die folgenden Systemaktivitäten sind standartmäßig im JobRouter®-Designer integriert.

Systemaktivität Beschreibung
Benutzer Funktion zum Anlege, Ändern, Löschen oder Sperren von Benutzern.
Benutzerrollen Funktion zum Anlegen und Verwalten von (temporären) Benutzerrollen.
CSV Import/ Export Funktion zum Importieren von CSV-Daten in eine Untertabelle oder zum Exportieren von CSV-Daten aus einer Untertabelle.
Datenpflege Funktion zum Lesen, Hinzufügen, Editieren und Löschen der Daten in der Datenbank.
DocuWare Eigenständiges JobRouter®-Modul, welches DocuWare-Aktionen ausführt. Hierzu zählen: Dokument verschlagworten, archivieren, exportieren, kopieren, verschieben, löschen, Anhang klammern und Indexdaten lesen.
E-Mail-Versand E-Mail-Interface von JobRouter®, welches E-Mail-Nachrichten an einen SMTP-Server versendet.
JobArchive Eigenständiges JobRouter®-Modul, welches gängige Archiv-Aktionen ausführt.
JobFerd Dient zur Extraktion der XML-Datei aus validen ZUGFeRD-Rechnungen und fügt die Daten in Prozesstabellen- oder Prozessuntertabelle ein.
JobMind Diese Systemaktivität liest die Kopfdaten einer Rechnung aus.
JobPDF Funktion zum Erstellen von PDF-Dateien anhand von vordefinierten Templates.
JobSAP Modul, das mittels der APIConnectX Schnittstelle mit SAP kommuniziert.
JobSAP BAPI Funktion, die verschiedene SAP BAPIs per Webserver ausführt.
JobSimultan Schnittstelle zum Lesen und Schreiben von Daten und zum Ausführen von Transaktionen in Sage Simultan.
JobPGP Funktion zur Ver- und Entschlüsselung von Dateien mittels PGP.
Shell Execute Funktion, um ein Programm zu Definieren und zu Parametisieren, um es innerhalb eines Prozesses auf dem Server auszuführen.
JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Regelgesteuert

Prozessregeln legen fest, welche Folgeschritte nach Beendigung eines Schritts aktiviert werden müssen, indem alle Vorgangsdaten analysiert werden. Abhängig davon, ob ein oder mehrere Folgeschritte notwendig sind, werden anschließend entweder Parallelschritte oder geteilte Vorgänge (Split) angestoßen. Diese führen automatisch alle diejenigen Aktionen aus, die in den Regeln definiert sind.

Benutzergesteuert

Schritte können so definiert werden, dass ein Benutzer diese entweder direkt an andere Benutzerrollen weiterleiten oder andere Schritte des Prozesses aktivieren kann.

Datenbanknutzung

JobRouter® unterstützt die Datenbanksysteme Microsoft SQL-Server, ORACLE, MySQL und DB2. Auf diesen Systemen kann die JobRouter®-Datenbank installiert und betrieben werden. JobRouter® speichert alle relevanten Vorgangsdaten in dieser Datenbank.

Datenbankzugriff

JobRouter® kann auf andere Datenbanksysteme zugreifen, um die Daten im Vorgang zu nutzen. Zugriffe auf andere Datenbanken können in den Benutzerdialogen sowie in den Regeln erfolgen. Des Weiteren gibt es in den Benutzerdialogen die Möglichkeit, Datenbankabfragen auszuführen. Diese Daten können z. B. in einer Auswahlliste zur Verfügung gestellt werden. In den Regeln können Aktionen auf die Datenbanken ausgeführt werden, z. B. das Ändern von Datensätzen oder das Erzeugen von neuen Datensätzen. JobRouter® bietet Möglichkeiten zum direkten Zugriff auf Microsoft SQL Server, ORACLE, MySQL und DB2. Zudem kann eine ODBC-Verbindung zu fast jedem Datenbanksystem eingerichtet werden.

Eskalation

JobRouter® bietet Funktionalitäten zum Definieren von Zeitüberschreitungen bei der Bearbeitung eines Workflowschritts. Das bedeutet, dass für jeden Vorgangsschritt eine bestimmte Anzahl von Tagen hinterlegt werden kann, innerhalb derer ein Schritt bearbeitet werden muss. Beim Überschreiten dieser Zeit oder beim Erreichen anderer definierbarer Zeitpunkte, wird automatisch eine „Erinnerungs-E-Mail“ an einen frei wählbaren Empfänger (z. B. Bearbeiter des Schritts, Rollenmitglieder, Prozessverantwortliche, etc.) versendet mit der Information über den eskalierten Vorgangsschritt. Natürlich ist es möglich, auch anderen Benutzern oder Rollen automatisch Schritte zuzustellen.

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Positionsebenen

JobRouter® bietet die Möglichkeit, die Dialoge zum Anzeigen der Daten durch Tabellenansichten zu erweitern. So können z. B. Rechnungs- oder Bestellpositionen dargestellt werden. Die Prozessanwender können, je nach Konfiguration, die Daten ansehen, verändern oder ergänzen.

Positionstabellen

Der Prozess wird dazu um beliebig viele Positionstabellen erweitert, in denen Positionsdaten zusätzlich zu den Prozessdaten gespeichert werden.

Sichten

Es bietet sich an, verschiedene Sichten auf Positionstabellen zu erstellen, die die Anzeige der Daten in den Dialogen definieren. So ist es z. B. möglich, in bestimmten Dialogen nur ausgewählte Spalten der Positionstabelle anzuzeigen oder die Sicht auf einzelne Zeilen zu begrenzen. Eine solche Eingrenzung könnte anhand von Kostenstellennummern, Beträgen oder Rollen geschehen.

Berechnungen

JobRouter® bietet die Möglichkeit, Positionsbeträge unter Berücksichtigung von Anzahl, Einzelpreis und Steuerschlüssel automatisch zu berechnen. Zusätzlich können über die einzelnen Tabellenspalten auch Summen gebildet werden.

Parallelität

Die Positionsebenen in JobRouter® können auch in parallel ablaufenden Prozessschritten verwendet werden. So können Aufgabenbereiche auf Positionsebene klar abgegrenzt werden. Beispiel: Verschiedene Sachbearbeiter einer Kostenstelle bearbeiten die Positionen einer Rechnung zeitgleich.

Prozessdesign

Ausführung

Administration

Monitoring

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Monitoring mit JobRouter®

Für jeden in JobRouter® implementierten Prozess können mehrere Prozessverantwortliche hinterlegt werden. Jeder Prozessverantwortliche hat nun die Möglichkeit, alle Prozessschritte zu überwachen, die ihm zugeordnet sind. Mit der Vorgangsübersicht aller laufenden Prozesse kann er sich über den Status jedes einzelnen Vorgangs informieren und ggf. administrativ darin eingreifen. Um die Anzeige übersichtlich zu halten, kann die Liste nach bestimmten Kriterien (z. B. laufende oder abgeschlossene Vorgänge, Prozessname, Vorgang usw.) gefiltert und sortiert werden. Mit der Schrittübersicht kann die Übersicht auf Ebene der Prozessschritte bewahrt oder administrativ in den Prozess eingegriffen werden.

Prozessdesign

Ausführung

Administration

Monitoring

JobRouter® Produktbeschreibung - Prozessmanagement

Administration der Anwendung

Die Administration des Systems erfolgt auf der gewohnten JobRouter®-Oberfläche im Browser.

Benutzer erhalten abgestufte Rechte, so dass bestimmte Bereiche einfacher verwaltet werden. So kann beispielsweise die Verwaltung von Benutzern und Vertretern separat für das Sekretariat freigeschaltet werden, während die Systemkonfiguration oder Überprüfung der Entwicklungsumgebung mit Hilfe des JobRouter®-Designers ausschließlich dem Administrator vorbehalten bleiben.

Jeder Benutzer kann Mitglied in verschiedenen Rollen sein und somit unterschiedliche Funktionen in mehreren Prozessen wahrnehmen. JobRouter® verfügt über eine eigene Benutzer- und Rollenverwaltung. Eine Synchronisation mit dem Active Directory von Microsoft ist zusätzlich möglich

Agiles Dokumentenmanagement

Dokumente digitalisieren und ablegen, war gestern. Heute wollen digitale Rechnungen direkt am Monitor geprüft, abgezeichnet und ggf. geändert werden. Ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollen-Management soll die Kontrolle und Compliance bei der Arbeit mit sensiblen Dokumenten erleichtern, während ein zentrales Archiv-System mit allen Formaten umgehen können soll und dabei offenbleibt für neue Standards.

Das digitale Management von Dokumenten wird zu einer flexiblen Aufgabe, die eine ebenso agile Lösung fordert.

Und auch wenn Dokumente nach wie vor einen wichtigen Bestandteil digitaler Prozesse bilden, so nimmt die Zahl an datengetriebenen Prozessen weiter mehr zu. Dies erfordert ein Umdenken bei der Digitalstrategie und ein System, das diesen Wandel zulässt.

Digitale Dokumentenarbeit ist bei JobRouter® stets eine Symbiose aus Prozess- und Dokumenten-Management. Denn JobRouter® Prozesse können mit oder ohne Dokumentenbezug konfiguriert werden und beinhalten Funktionen, die den Zugriff oder eine Aktion auf ein Dokument steuern können. Zudem bietet JobRouter® mit dem Modul JobArchive ein komplett in die Digitalisierungsplattform integriertes rechtskonformes Archiv. Anwender können komfortabel in einer Oberfläche arbeiten und Prozessdesigner ersparen sich aufwändige Schnittstellenkonfiguration. Schließlich wird jeder JobRouter®-Prozess mit allen Schritten, Dokumenten und Aktionen dokumentiert, so dass Anwender zertifzierbare Prozesse erhalten.

JobRouter® ist damit bestens geeignet als ganzheitliche Lösung für agiles Dokumenten-Management und deckt alle Teilgebiete davon ab - beginnend beim Input-Management, über die Anzeige, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten oder Verwertung von strukturierten Daten bis zum Output-Management. Dabei bleiben die JobRouter® Einsatzszenarien dank zahlreicher Zusatzmodule schier endlos!

Archivierung

Archivierung mit JobArchive

Dokumentverarbeitung

Input-Management mit JobStart und JobFeRD

Datenintegration mit JobSAP BAPI

Belegerzeugung mit JobPDF

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

Mit diesen JobRouter®-Lösungsbausteinen realisieren Sie agiles Dokumenten-Management:

Input von Dokumenten

  • Manuelle Ablage
  • Überwachen von E-Mail-Postfächern und -Verzeichnissen
  • Outlook und Windows Explorer Integration
  • Rechnungen via OCR auslesen
  • Auslesen von ZUGFeRD Rechnungen
  • Auslesen von PDF-Formularen

Verwaltung von Dokumenten

  • Speicherung in Archiven
  • Integrierter Rechercheclient
  • Zugriff direkt aus dem Workflow
  • Volltextsuche

Output von Dokumenten

  • Ausfüllen von Word-Templates
  • Erstellen von PDF-Dokumenten
  • Ausfüllen von PDF-Formularen
  • Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

Archivierung

Das JobRouter® JobArchive ist ein komplettes, in das Applikationsframework integriertes Dokumenten-Management-System. Die Integration des Archivs in die JobRouter®-Geschäftsprozesse erfolgt sowohl über eine Systemaktivität als auch über Dialogelemente und eine Dialogintegration zur Anzeige von Dokumenten im Viewer. Somit verschmelzen Prozess- und Dokumenten-Management zu einer integrierten Lösung. Vor allem beim Zugriff auf Dokumente innerhalb eines Prozesses profitiert der JobRouter®-Anwender davon, dass der Prozess die Rechte zur Anzeige der Dokumente steuert.

Das bedeutet: Wer in JobRouter® an einem Vorgang arbeitet, für den bestimmte Dokumente relevant sind, kann diese auch Dokumente einsehen.

Die Grafik zeigt den Systemaufbau des Moduls JobArchive.

Wenn in JobRouter® Vertreter definiert oder Schritte anderen Anwendern zugewiesen werden, so verfügen diese für den jeweiligen Vorgang auch über die entsprechenden Rechte, um die Dokumente anzusehen oder ggf. bearbeiten zu können. Der Aufbau einer zweiten, von JobRouter® unabhängigen Rechtestruktur, die dann kompliziert gepflegt und aktualisiert werden muss, entfällt komplett.

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

JobArchive Funktionen

Archive anlegen

JobArchive bietet die Möglichkeit, beliebig viele Archive anzulegen. Jedes Archiv kann beliebige Indexdaten verwalten. Dies können Textfelder, Zahlen, Dezimalzahlen oder Datumswerte sein.

Mehrsprachige Archive (JobRouter® Enterprise)

Für jedes Archiv können, sowohl für den Archivnamen als auch für die Indexspalten, Übersetzungen hinterlegt werden. Diese Funktion erleichtert z. B. die Anzeige von Ergebnislisten und die personalisierte Archivansicht entsprechend einer hinterlegten Sprache. Mehrsprachige Archive stehen nur in Verbindung mit der JobRouter®- Enterprise Edition zur Verfügung.

De-Duplizierung

In jedem JobArchive kann die Option „De-Duplizierung“ aktiviert werden. Sie erkennt automatisch alle Dateien, die doppelt abgelegt wurden, und speichert diese nur ein Mal im Dateisystem. Das funktioniert auch archivübergreifend.

Gerade bei Dokumenten, die z. B. per E-Mail an verschiedene Empfänger im Unternehmen versendet wurden, kann es sinnvoll sein, diese auch mehrfach in verschiedenen Archiven mit unterschiedlichen Indexdaten abzulegen. Eine doppelte Speicherung auf dem Dateisystem ist allerdings unnötig.

Versionierung

Dokumente, die in JobArchive abgelegt werden, können mit Versionen versehen werden. Dabei kann auch eine automatische Versionskontrolle aktiviert werden, die bei Änderung einer Datei eine neue Version erzeugt.

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

Revisionssichere Ablage

Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten kann jedes Archiv so eingestellt werden, dass das Löschen von Dokumenten nicht zulässig ist. In diesem Fall können je nach Konfiguration zwar neue Revisionen eines Dokuments erstellt und gespeichert werden, die einmal abgelegten Dokumente werden allerdings nicht mehr verändert.

JobRouter-Archiv ist zertifiziert nach GOB

Archiv-Zertifizierung

Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young bescheinigt die erfolgreiche Prüfung der JobRouter®-Software. JobRouter® und das Modul JobArchive wurden unter Verwendung des strengen Prüfungsstandards IDW PS 880 auf die Einhaltung der GoBS geprüft und darauf, dass buchungsrelevante Prozesse sicher abgewickelt und Dokumente revisionssicher archivieren werden können.

Protokollierung aller Archivzugriffe und Ereignisse

Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten ist es wichtig, sämtliche Aktionen, die auf ein Dokument ausgeführt werden, dokumentieren zu können. Pro Archiv kann entschieden werden, ob JobRouter® das Ablegen, Verändern und Löschen von Dokumenten sowie das Lesen und Herunterladen protokollieren soll. Der Administrator hat Zugriff auf das Ereignisprotokoll und kann für die einzelnen Archive die protokolierten Ereignisse einsehen. Für jedes Ereignis wird eine Verknüpfung zum auslösenden Workflow gespeichert, wodurch auch im Nachhinein nachvollziehbar bleibt, in welchem Kontext die Aktion durchgeführt wurde.

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

Auswahl der Speicherorte

JobArchive erlaubt es Ihnen, selbst zu wählen wie Sie Ihre Dokumente speichern wollen. Zur Auswahl stehen derzeit die folgenden Speicheradapter:

Dateisystem

Dieser Speicheradapter sorgt dafür, dass die Dokumente im Dateisystem in einer automatisch erzeugten Verzeichnisstruktur gespeichert werden. Diese ist so entwickelt worden, dass in einem Archiv bis zu mehreren Milliarden Dokumente gespeichert werden können.

FAST LTA

Für eine komplett revisionssichere Archivierung von JobArchive-Dokumenten können die SilentCubes von FAST LTA als Speicherort verwendet werden. Dadurch können gespeicherte Dokumente nicht mehr geändert werden. JobArchive überprüft bei der Archivierung automatisch, dass Dokumente tatsächlich erfolgreich auf dem Cube archiviert worden sind. Damit kann der komplette Prozess in JobRouter® revisionssicher gestaltet werden.

Einfache Integration in andere Anwendungen

In vielen Anwendungsfällen ist es notwendig, Dokumente aus anderen Programmen heraus aufzurufen. So möchte ein Anwender z. B. aus dem ERP-System einem direkten Link zum archivierten Beleg folgen können, ohne dass er eine manuelle Suche im Archiv ausführen muss. JobArchive bietet hierfür eine URL-Integration: Diese erlaubt es, individuelle URLs zu erstellen und damit genau ein Dokument oder eine Trefferliste zu erzeugen. Der Anwender kann dabei wählen, ob das Dokument im Viewer geöffnet werden soll oder nur als Download zur Verfügung steht.

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

Integrationen erleichtern die Archivierung

Integrationen dienen dazu, bestimmte Funktionen oder externe Anwendungen direkt in einem JobRouter®-Prozess bereitzustellen. Beispielsweise verknüpfen sie damit Inhalte einer Webseite oder fügen ein Dokument als Anhang in den Dialog ein.

Windows Explorer Integration

Viele Anwender sind die Dateiablage in einer Ordnerstruktur gewohnt. Um ihnen den Einstieg in JobArchive soweit möglich zu vereinfachen, bietet JobRouter® eine Archiv-Integration in die Windows- Explorer Struktur an. Mit dem Modul JobExplorer können Sie Dateien ganz einfach via Drag & Drop in die Baumstruktur ziehen und automatisch archivieren. Beliebige Konfigurationen ermöglichen es dabei, mehrere unterschiedliche Hierarchien aufzubauen (z. B. Kunde / Belegart oder Kunde / Projekt / Jahr ...)

Unterstützte Windows Betriebssysteme: Microsoft Windows 7, Windows 8 und 8.1, Windows 10, Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2

Outlook Integration

Als Add-in im Outlook-Client erlaubt das Modul JobMail Connect das revisionssichere Archivieren von E-Mails samt Anhängen in JobRouter®-Archive.

Die Installation von JobMail Connect ist schnell erledigt und über Outlook konfiguriert. Fortan können alle E-Mails über Outlook versendeten oder empfangenen über einen Ablagedialog verschlagwortet und archiviert werden. Archivierte E-Mails sind mit einem Symbol gekennzeichnet und daher einfach zu erkennen. E-Mail-Anhänge können automatisch aus Outlook gelöscht werden – das spart enorm viel Speicherplatz im Postfach.

Der Aufruf der Anhänge ist weiterhin über Outlook oder direkt aus dem Archiv mit JobViewer möglich.

Unterstützte Betriebssysteme: Microsoft Windows 7, 8, 8.1 und 10 sowie Windows Server 2008 R2, 2012, 2012 R2
Unterstützte E-Mail-Software: Microsoft Outlook 2010, 2013 und 2016

Webbasierter Dokumentenviewer

JobArchive beinhaltet mit dem Modul JobViewer einen webbasierten Dokumentenviewer, welcher mehr als 300 Dateitypen in einem beliebigen Browser anzeigen kann, ohne dass entsprechende Bearbeitungsprogramme auf dem Client installiert sein müssen. Dank HTML5 Technologie sind hierfür auch keine Browser-Plug-Ins notwendig.

Produktbeschreibung JobRouter® - Dokumenten-Management

Dokumentverarbeitung

Auslesen und Erstellen von ZUGFeRD konformen Rechnungen

Das Modul JobFeRD erweitert JobRouter® um die Verarbeitung und Erstellung von ZUGFeRD konformen Rechnungen. Das Modul bietet eine Systemaktivität, welche in jeden bestehenden Prozess integriert werden kann. Auf ein manuelles Erfassen von Rechnungen oder ein OCR-basiertes Auslesen der Rechnungsdaten kann so komplett verzichtet werden. Zudem können Sie mit JobFeRD auch ZUGFeRD konforme Rechnungen erstellen. Ebenso ist es möglich, bereits vorhandene PDF-Rechnungen mit den Rechnungsdaten anzureichern und daraus eine ZUGFeRD Rechnung zu generieren.

Mit JobRouter® ZUGFeRD-konforme Rechnungen erstellen

Mit PDF-Formularen arbeiten

Für die Arbeit mit PDF-Dateien bietet JobRouter® mit dem Modul JobPDF eine einfach zu konfigurierende Systemaktivität an, die in jedem Prozess verwendet werden kann. Mittels JobPDF können Sie ausgefüllte PDF-Formulare auslesen und die Daten an den Prozess übergeben. Ebenso können Sie vorhandene PDF-Formulare automatisch ausfüllen, um sie z. B. anschließend zu versenden oder zu drucken.

Eigene Dokumente erzeugen

In vielen Prozessen besteht die Anforderung, Dokumente auf der Grundlage von Templates zu erstellen. Dazu zählen Ausgangsrechnungen, Belastungsanzeigen oder einfache Protokolle eines Prozesses. Mit JobPDF bietet JobRouter® bereits ein Modul zum Erstellen von komplexen Dokumenten. Mit der aktuellen JobPDF-Version können nun auch Prozessdesigner ohne Spezialkenntnisse einfach Dokumenten-Templates anlegen. Als Template-Datei können Microsoft-Word-Dokumente verwendet werden. Hierfür ist lediglich Microsoft Word nötig.

Als besonderes Highlight kann der Prozessdesigner sogar entscheiden, ob er als Ausgabedatei eine Word- oder eine PDF-Datei erhalten möchte.

Effizientes Datenmanagement

Umsteigen auf digitale Arbeit und digitale Prozesse bedeutet auch, lernen mit der Vielzahl an Daten umzugehen und das Beste aus bestehenden Hilfsmitteln zu ziehen. Dafür ist ein Umdenken auf beiden Seiten notwendig: beim Unternehmen selbst und den Anbietern dieser digitalen Hilfsmittel. Denn Daten werden als das „Gold des digitalen Zeitalters“ gehandelt, dieses Potenzial sollte nicht verschlafen werden. Wie gut, dass Sie Ihre Stammdaten nun mit JobRouter® managen können!

Digital wachsende Unternehmen sind heute mehr denn je auf eine Lösung angewiesen, die offen und skalierbar ist, auf ihre gewandelten Anforderungen reagiert und dabei die Effizienz nochmals steigert: Eben diese Entwicklung hat die JobRouter Gruppe bereits mit der vierten Generation der JobRouter®-Technologie adressiert und mit dem JobData Modul um ein effizientes, integriertes Daten-Management erweitert.

Mit JobData den Anfang gemacht: Stammdaten einfach verwalten!

Aus Erfahrung wissen wir, dass Geschäftsprozesse auf Basis von Daten gesteuert werden. Rund 70 Prozent dieser Prozesse greifen dabei auf Stammdaten zu, wie Kostenstellen, Kunden- oder Lieferantendaten. Diese mussten bislang von der IT-Abteilung gepflegt werden oder dem verantwortlichen Prozessdesigner. Das ist nicht nur aufwendig, es belastet Ressourcen falsch und schafft überladene Prozesse. Mit JobData können nun Anwender aus Fachabteilungen ihre Stammdaten auch ohne Datenbankkenntnisse pflegen. Das wird möglich durch ein intelligentes Rechte- und Rollensystem sowie die nahtlose Schnittstelle zwischen JobRouter®-Plattform und Datenbank.

Mit JobData bietet JobRouter® ein Modul, das diese Aufgaben ganz einfach über die Benutzeroberfläche erledigt. Administratoren und Prozessdesigner können beliebige Tabellen anlegen und definieren, welche Anwender den Zugriff zur Dateneinsicht, -erstellung oder -pflege erhalten. Dabei sind alle Funktionen nahtlos in die Benutzerverwaltung und das Rechtesystem der JobRouter®-Plattform integriert. Daten-Management wird dadurch noch effizienter: Mit JobData können entweder neue Tabellen erstellt, bereits vorhandene verwendet oder Tabellenstrukturen sowie sämtliche Datensätze via Excel importiert und exportiert werden, - bereit zur Weiterverarbeitung oder für den Austausch zwischen Systemen. Dies bedeutet eine enorme Arbeitserleichterung für Prozessdesigner.

JobRouter® Produktbeschreibung - Datenmanagement

Anlegen und Bearbeiten von Tabellen

Tabellen bearbeiten mit JobData

In der Regel erstellen Prozessdesigner Tabellen, denen dieses Recht explizit zugewiesen wird. Über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche sind jetzt auch Anwender ohne Vorkenntnisse im Bereich Datenbanken in der Lage, ganz schnell eigene Tabellen anzulegen und zu bearbeiten. Natürlich können auch bereits vorhandene Tabellen als Quelle gewählt werden, so dass eine Neuanlage entfällt. Jede Tabelle kann beliebig viele Spalten enthalten, wobei die Standard-Feldtypen in JobRouter® unterstützt werden - Text, Datumsfelder, Dezimalzahlen u. a. Zusätzlich können Schlüsselfelder definiert und Einschränkungen vorgenommen werden.

JobRouter® Produktbeschreibung - Datenmanagement

Einfache Datenpflege

Über eine Verwaltungsoberfläche können JobRouter-Anwender ganz einfach Datensätze in JobData-Tabellen einfügen, bearbeiten oder löschen. Somit erfolgt die Pflege der Daten nicht mehr allein durch den Administrator oder Prozessdesigner, sondern kann ebenso unkompliziert in die Fachabteilungen übertragen werden. Fortan steht es allen Anwendern frei, Datensätze schnell und einfach zu recherchieren und ggf. zu editieren.

Zugriffssteuerung

Der Tabellenzugriff kann über spezifische JobData-Profile eingeschränkt werden, die den Anwendern über Rollen zugewiesen wurden. Damit wird es zugleich transparenter und steuerbar, welcher Anwender mit welchen Rechten auf bestimmte Tabellen zugreifen darf. Zudem ist es möglich, die Sicht auf Tabellen zu begrenzen und lediglich eine korrekte Auswahl zum Editieren freizugeben oder die Auswahl auf bestimmte Datensätze zu reduzieren. (z.B. nur Kunden aus einer bestimmten Region).

Excel-Export und -Import

Anwender mit Zugriff auf die Datenverwaltung können Datensätze aus einer Tabelle ganz einfach zur Weiterverarbeitung als Excel-Datei exportieren, um beispielsweise Auswertungen vorzunehmen. Aber auch ein Import von Datensätzen ist so möglich. Wird eine Excel-Datei hochgeladen, verknüpfen sich die Spalten mit der Zieltabelle, so dass die Datensätze schnell in JobRouter® importiert werden.

Transfer von Tabellen

Natürlich müssen Tabellen auch zwischen JobRouter-Systemen ausgetauscht werden können, z.B. aus dem Test- in das Produktivsystem. JobData bietet hier eine einfache Funktion, um Tabellen als Datei zu exportierten und in ein anderes System zu importieren. Bei Bedarf können zusätzlich zur Tabellenstruktur auch sämtliche Datensätze mit übernommen werden. Dies bedeutet eine enorme Arbeitserleichterung für Prozessdesigner.

Beispiele für typische Stammdaten-Tabellen

1. Lieferanten & Kunden
2. Kostenstellen
3. Freigabe-Matrix
4. Rechnungseingangsbuch
5. Währungen

Intelligente Belegerkennung

Digitale Rechnungsverarbeitung. Das schließt Multi-Channel Input/Output, die digitale Rechnungsprüfung und ggf. Änderung sowie revisionssichere Archivierung mit Audit Trail ein. Doch auch heute noch werden Dokumente wie Eingangsrechnungen von Hand erfasst und ins digitale System übertragen, um anschließend manuell geprüft zu werden. Das ist zeitintensiv, belastet Ressourcen falsch und kann hohe Kosten verursachen.

Den manuellen Mehraufwand reduzieren, echte digitale Rechnungsverarbeitung ermöglichen und die Kosten transparent halten: Mit der JobRouter®-Produktfamilie JobMind stehen nun neben der leistungsstarken DMS-Komponente auch praktische Funktionen zur automatischen Belegerkennung und -verarbeitung zur Verfügung. Alle JobMind-Module basieren auf OCR-Technologie und können einfach in die Prozesse integriert werden. Damit sparen Sie sich die zeitaufwändige Konfiguration aufwändiger Schnittstellen zu externer Belegerkennungssoftware und profitieren von der effizienten Symbiose aus Prozessen, Dokumenten und Daten.

JobMind Head – Automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen

JobMind Head JobMind Head liest sämtliche Kopfdaten einer Rechnung automatisch aus und übergibt die ermittelten Daten direkt an einen JobRouter®-Prozess. Dabei werden Informationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer und Rechnungsbeträge ermittelt.

JobMind Head funktioniert Out-of-the-Box: Das Modul beinhaltet eine Systemaktivität, die Sie in beliebige Prozesse integrieren können. Sie müssen es vor dem Einsatz weder trainieren, noch aufwändige Templates pro Lieferant erstellen. Zudem kann der Rechnungssteller automatisch ermittelt und einem Lieferanten aus einer vorhandenen Stammdatenbank (z. B. ERP-System) zugeordnet werden. Diese Empfängererkennung und Zuordnung ist selbst bei mehreren Mandanten möglich.

In Verbindung mit dem Modul JobArchive können zeitgleich Indexdaten erzeugt werden. Diese liefern den Input für die Verschlagwortung eines Dokuments bei der Archivierung.

Natürlich kann es vorkommen, dass Rechnungen vom intelligenten Belegleser nicht zu 100 Prozent richtig erkannt werden. Das benutzerfreundliche JobRouter®-Interface erleichtert es, Rechnungen schnell und einfach zu prüfen, verifizieren, ggf. zu ändern oder Rückfragen zu stellen.

Produktbeschreibung JobRouter® - Belegerkennung

JobMind Bau - Rechnungen intelligent bearbeiten

Mit dem Modul JobMind Bau. wurde die modulare JobRouter® 4.0 Suite um eine bisher einmalige Komponente für den Bausektor erweitert.

Diese ermöglicht es, alle Rechnungen direkt am Bildschirm zu korrigieren und automatisch anzupassen. Werden im Regelfall sogar stark umfangreiche Rechnungen noch manuell geprüft und korrigiert, kommen hier innovative Technologien zum Einsatz, die echte digitale Rechnungsarbeit unterstützen!

Die eingescannte oder elektronische Eingangsrechnung wird mit Hilfe der verwendeten OCR-Technologie bereits vollständig erfasst. Indem das System die Positionsebenen ausliest, können alle Korrekturen sowie Anmerkungen an den Rechnungsdaten direkt am Bildschirm vorgenommen und verwertet werden. Zur besseren Orientierung und Übersicht, werden auch die Kopfdaten der Rechnung sowie für die Rechnungsprüfung relevante Dokumente zentral angezeigt.

Zwei integrierte Viewer erleichtern die Nachverfolgbarkeit: Anwender blättern ihre Rechnungen gleichzeitig durch und bearbeiten diese parallel. Verantwortliche sind so in der Lage, Fehler oder Unstimmigkeiten direkt im Dokument zu erkennen und zu korrigieren. JobMind Bau analysiert im Hintergrund jede Eingabe und gleicht die Rechnungssumme mehrfach ab, wodurch Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden. Dabei bezieht es alle Zwischensummen, Rabatte und Gesamtsummen ein, prüft diese und ändert die Werte entsprechend ab. Das bedeutet, dass Rechnungen vor oder nach dem Ändern nicht mehr ausgedruckt und neu eingescannt werden müssen.

Unter Bauleistern und speziell im Hinblick auf die Umkehr der Steuerschuld nach § 13 b UStG macht der Einsatz von JobMind Bau doppelt Sinn: Zum einen kann der Rechnungsempfänger sicher sein, dass alle Leistungen auf denen seine Steuerschuld beruht, korrekt erfasst und abgerechnet sind. Zum anderen präsentiert sich die Rechnungsprüfung mit JobMind Bau vergleichsweise einfach und zeitoptimiert.

Im Gegensatz zu Rücksendungen händisch verbesserter Originalbelege mit der Bitte um Neuausstellungen, erhält der Leistende eine bereits verbesserte Originalrechnung als PDF zur weiteren Verarbeitung.

JobMind Bau in Aktion

Auf YouTube ansehen:

youtu.be/xA7gve2gBv4

JobRouter® Solution Templates: Sofort digital durchstarten

Der digitale Wandel schreitet schnell voran – doch wir lassen Ihnen die Wahl, in welchem Rhythmus Sie mitgehen!

Setzen Sie Ihre digitalen Prozesse mit der bewährten JobRouter® Digitalisierungsplattform zielgerichtet, hochflexibel und individuell um – und profitieren Sie von Lösungen, die haargenau auf Ihre Unternehmensstruktur passen.

Oder steigen Sie innerhalb weniger Tage von analog auf digital um mit unseren themen- und branchenspezifischen Vorlagen für Prozesse: Die JobRouter® Solution Templates bilden beliebte Standardprozesse so ab, dass sie direkt eingesetzt oder mit geringem Aufwand an weniger komplexe Unternehmensanforderungen angepasst werden können.

Durch den Einsatz der Prozessvorlagen, können neue Lösungen bereits in wenigen Tagen eingeführt werden. Integrierte, innovative Technologien bieten einen sehr hohen und spezialisierten Funktionsumfang, um den spezifischen Anforderungen der einzelnen Fachbereiche gerecht zu werden. Dazu zählen beispielsweise Lösung zum gemeinschaftlichen Arbeiten an Dokumenten oder zur rechtskonformen digitalen Unterzeichnung von Dokumenten am Bildschirm.

Ganz gleich, für welche Digitalstrategie Sie sich entscheiden, wir unterstützen Sie dabei, das Beste aus Ihren digitalen Prozessen zu holen!

Wir entwickeln unser Angebot stetig weiter!

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JobRouter® Produktbeschreibung - Solution Template

Solution Template: Contract Management

Warum Vertragsmanagement? Ein optimal definierter Contract-Management-Prozess unterstützt den gesamten Kundenlebenszyklus, denn er deckt alle Schritte ab, die Vertragsdaten beinhalten, verarbeiten oder benötigen. Er führt Informationen und Quellen zusammen, strafft Zwischenschritte und ordnet Vorlagen und Anlagen allen Beteiligten zu. Daran hängen Prozesse, die wiederum die Verwaltung von Lieferanten, Anbietern, Partnern, Kunden oder Mitarbeitern einschließen. Contract Management betrifft damit also nicht allein Verträge, sondern alle Schnittstellen, die damit zu tun haben. Der reibungslose Informationsaustausch innerhalb des automatisierten, digitalen Management-Prozesses hilft schließlich dabei, die Effizienz Ihres Unternehmens fühlbar und dauerhaft zu steigern.

Sind Verträge einmal erstellt, unterzeichnet und abgelegt, unterstützt ein Contract-Management-Prozess die Transparenz. Denn Verträge haben oft Enddaten, an denen sie gekündigt, erneuert oder geändert werden könnten – sofern sie eingehalten werden. Oft verstreichen solche Fristen und im besten Fall passiert nichts – im schlechtesten entstehen dem Unternehmen ungewollte Kosten.

Der JobRouter® Contract-Management-Prozess verfolgt und verwaltet Vertragsklauseln, Bedingungen, Verpflichtungen und Meilensteine über einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum hinweg. Dadurch können eigene Vertragsvorteile maximiert und Risiken reduziert werden.

Vorteile eines automatisierten Vertragsmanagements sind:

  • verringerte Vertragslaufzeiten & Risiko
  • reduzierte Einnahmeverluste & Adminkosten
  • gesteigerte Nutzerakzeptanz
  • größere Vertragsflexibilität
  • mehr Vertragsverlängerungen
  • erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle

Mit dem JobRouter Solution Template Contract Management können Sie ihre Verträge zuverlässig managen und arbeiten stets Compliance-konform! In nur vier Stunden ist das Template installiert, innerhalb weiterer vier Stunden konfiguriert und einsatzbereit! Weitere Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.

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JobRouter® Produktbeschreibung - Solution Template

Solution Template: Zusammenstellen von Produktblättern

In vielen produzierenden Unternehmen ist es erforderlich, Auszüge von produktrelevanten Dokumenten, Ersatzteilkatalogen oder anderen technischen Daten individuell und digital zusammenzustellen und diese zugriffssicher zu versenden.

Die Lösung JobTechDocGuard ist in der Lage, PDF-Dokumente aus dem JobRouter®-Archiv zu splitten und über Seitenzahl-Angaben im Prozess neu zusammenzuführen. Dabei wird ein Wasserzeichen sowie eine Kopf- und Fußzeile auf das Dokument gedruckt, damit es nicht manipuliert werden kann. Das Modul unterstützt beliebige Seitenformate und skaliert entsprechende Informationen auf dem Dokument. Ab einer gewissen Dateigröße - oder der Auswahl von mehreren Dateien - werden die erstellten Dateien zusammengefasst und als ZIP zum Download angeboten.

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Solution Template: Professionelle Reisekosten- und Spesenabrechnung

Professionelle Reisekosten- und Spesenabrechnung

JobRouter® erfasst auch Reisekosten- und Spesenbelege und prüft diese automatisch anhand hinterlegter Prozessregeln. Die Freigabe erfolgt durch den Vorgesetzten auf elektronischem Weg. Dieser Vorgang reduziert den Verwaltungsaufwand, indem er Fehlerquellen im Vorfeld minimiert, alle Aktivitäten dokumentiert und die automatische Langzeitarchivierung sicherstellt. Darüber hinaus wird die Spesenerfassung vereinfacht, da der Mitarbeiter hinterlegte Hilfestellungen erhält und durch die Formularmasken geführt wird.

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Mobiles Arbeiten mit JobRouter®

Dank der interaktiven Benutzeroberfläche verbindet JobRouter® alle bewährten Funktionen einer modularen Prozess-Management-Lösung mit dem Zugriff auf JobRouter®-Workflows über mobile Endgeräte. Der Mobile Client ist als Basisfeature in allen JobRouter®-Editionen integriert und erstellt separate Dialoge, welche die wichtigsten Eingabe-Dialogelemente unterstützen - bildschirmoptimiert.

Prozessmanagement von unterwegs

Lösen Sie simple Aufgaben jetzt auch unterwegs: Sehen Sie Informationsschritte unmittelbar ein oder treffen Sie Entscheidungen ganz komfortabel per Smartphone und Tablet. Greifen Sie wie gewohnt auf Ihre Eingangsbox zu, bearbeiten Sie offene Schritte und laden Sie Bilder oder Dokumente einfach und schnell hoch.

Automatisierte Prozesse von überall aus steuerbar

Mit dem mobilen Zugriff erfahren Sie zeitsparendes Arbeiten bei vielen Geschäftsprozessen und Tätigkeiten – wie zum Beispiel bei diesen Prozessen:

  • Urlaubsfreigabe
  • Dienstreiseantrag
  • Reisekosten-Abrechnung
  • Einscannen von Dokumenten

Übersicht der JobRouter®-Module

JobRouter® beinhaltet eine vielzahl an Basisfunktionen, die Ihnen das Erstellen von einfachen und komplexen Prozessen erleichtern. Zusätzlich zu den Basisfunktionen kann JobRouter® um eine Vielzahl von Modulen erweitert werden. Diese Module enthalten weitere nützliche Funktionalitäten, wie beispielsweise Schnittstellen zu anderen Standard-Systemen oder Funktionalitäten zur Dokumentenverarbeitung. Module können an verschiedenen Stellen in JobRouter® integriert werden, so zum Beispiel in den Workflow-Dialogen, aber auch als Systemschritt innerhalb eines Prozessablaufs.

Die JobRouter®-Anwendungen mit ihren unterschiedlichen, integrierten Basisfunktionen und zusätzlichen Modulen sind zu JobRouter®-Produktpaketen geschnürt. Sehr gerne beraten wir Sie zu den JobRouter®-Produktpaketen. Schreiben Sie uns.

JobArchive - Nahtlose Archiv-Integration

Das Modul JobArchive erlaubt eine revisionssichere Archivierung von beliebigen Dokumenten aus mehrsprachigen Archiven und JobRouter®-Prozessen heraus.
In der Version bis 1.000 Dokumente ist das Modul JobArchive in jeder JobRouter®-Basisanwendung inklusive.

JobArchive Link SAP - Verknüpfung von Dokumenten aus JobArchive mit SAP™

Das Modul JobArchive Link SAP unterstütz die Dokumentenarchivierung über die ArchiveLink-Schnittstelle von SAP™ für eingehende wie ausgehende Belege.

JobExplorer - JobRouter®-Archiv für Windows-Fans

Mit der Schnittstelle JobExplorer integrieren Sie JobRouter-Archive einfach und vollständig in das Windows-Dateisystem. Die nahtlose Integration von JobExplorer in den Windows-Explorer bietet Benutzern eine gewohnte Arbeitsumgebung, über die sie auf alle zentral abgelegten Dokumente zugreifen können. Dadurch wird die Akzeptanz erhöht und der Schulungsaufwand minimiert.

Produktbeschreibung JobRouter® - Module

JobFerd - Einfacher Umgang mit strukturierten Rechnungsdaten

JobFerd liest alle Daten einer ZUGFeRD-konformen Rechnung in strukturierter Form aus oder erstellt selbst ZUGFeRD-konforme Rechnungen. Auf Kopfebene können eingehende ZUGFeRD-Rechnungen im Basis- oder Comfort-Profil bereits mit der JobRouter®-Anwendung ausgelesen werden.

JobGlobaltime - Zeitzonen mit JobRouter® verbinden

Das Modul JobGlobaltime ist ein hilfreiches Werkzeug, um Zeitzonen innerhalb eines JobRouter®-Prozesses anwenderbezogen darzustellen. Hiervon profitieren Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse mit ihren fremdsprachigen Niederlassungen teilen.

JobMail Connect - E-Mails direkt aus Outlook archivieren

Mit dem Modul JobMail Connect integrieren Sie JobRouter-Archive zur E-Mail-Archivierung in Microsoft Exchange und alle Outlook-Versionen ab 2010. Zur Entlastung der E-Mail-Systeme, und um eine zentrale Ablage im Dokumenten-Pool zu schaffen, archivieren Sie Ihre geschäftsrelevanten E-Mails direkt aus dem E-Mail-Client heraus. Ihre archivierten Dokumente sind revisionssicher abgelegt, langzeitarchiviert und jederzeit auffindbar.

JobMind Bau - Intelligente Rechnungsprüfung

JobMind Bau ist ein Modul aus der Produktgruppe zur intelligenten Auswertung und Bearbeitung von Dokumenten. JobMind Bau ist ein Produkt für die Baubranche und zur Korrektur von Rechnungen nach Paragraph 13 UStG gedacht.

Produktbeschreibung JobRouter® - Module

JobMind Head - Intelligente Rechnungslesung

Das Modul JobMind Head ist ein Modul aus der Produktgruppe zur intelligenten Auswertung und Bearbeitung von Dokumenten. JobMind Head liest sämtliche Kopfdaten einer Rechnung automatisch aus und übergibt die ermittelten Daten direkt an einen JobRouter®-Prozess. Auf jedem anderen Dokument kann mit dem Modul die Lieferantenerkennung vorgenommen werden.

JobMultilanguage - Sprachbarrieren mit JobRouter® überwinden

International tätige Unternehmen mit fremdsprachigen Niederlassungen profitieren von den Funktionen des Moduls JobMultilanguage, weil sich damit JobRouter®-Prozesse in anwenderbezogener Sprache darstellen lassen.

JobOrder Match - Abgleich von Positionen zwischen Rechnungen und Bestellungen

JobOrder Match ermöglicht es, Positionen einer Eingangsrechnung zu Positionen einer Bestellung oder eines Wareneingangs zuzuordnen. Dieses Modul ist ein Zuordnungsdialog, welcher mit extrahierten Kopf- und Positionsdaten aus der Erkennung von OCR-Systemen wie SmartFix oder JobMindHead und JobMind Bau arbeitet.

JobIris - Digitale Stapelverarbeitung

Das Prozessmodul JobIRIS fungiert als Schnittstelle zwischen der Scan-Applikation und der Data-Capturing-Software SmartFIX.

Produktbeschreibung JobRouter® - Module

JobPDF - Einfacher Umgang mit PDF-Dateien

In vielen Prozessen gibt es Stellen, an denen mit PDF-Dokumenten gearbeitet werden muss. Häufig fordern Projekte, aus Prozessen heraus Dokumente und Belege zu erstellen und in Workflows weiter zu verarbeiten. Diese Aufgaben löst das Modul JobPDF.

JobPGP - Sicher ist sicher!

Sicherheit und Vertraulichkeit sind beim Versand von Dokumenten oft unverzichtbar. Viele JobRouter®-Prozesse dienen zur Verarbeitung von Dateien, die zum einen an das Prozessmanagement-System übermittelt und zum anderen vom Prozessmanagement-System selbst zum Beispiel via E-Mail versendet werden. Um diese Transportwege sicherer zu gestalten bietet das Modul JobPGP die Möglichkeit, Dateien zu verschlüsseln und zu entschlüsseln.

JobRobot - Ihr virtueller Assistent!

Das Modul JobRobot bietet die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte am Server automatisch ausführen zu lassen. Die Eingabe über Bildschirmdialoge durch JobRouter®-Anwender und das Betätigen der "Senden"-Funktion fällt damit weg.

JobSAP BAPI - Direkter Aufruf von BAPIs

Das Modul JobSAP BAPI kommuniziert direkt aus JobRouter® heraus mit den SAP-Webservices und ruft BAPI’s auf. Dafür wird keine zusätzliche Schnittstellensoftware benötigt.

Produktbeschreibung JobRouter® - Module

JobSAP TableSync - Datensynchronisation zwischen SAP™ und JobRouter®

Mit JobSAP TableSync synchronisieren Sie JobRouter® Informationen, wie HR- oder Lieferantenstammdaten, aus SAP™ heraus.

JobSelect - Behalten Sie den Überblick

Mit JobSelect können beliebige Übersichtslisten generiert und den JobRouter®-Benutzern zur Verfügung gestellt werden. Eine solche Übersicht kann zum Beispiel als Rechnungseingangsbuch oder zur Erstellung von Prozessauswertungen verwendet werden.

JobShift - Abgeschlossene Vorgänge langfristig erhalten

Das Modul JobShift dient dazu, abgeschlossene Vorgänge nach einer definierbaren Zeit zu archivieren und aus dem Produktivsystem zu entfernen, um den Arbeitsvorrat in JobRouter® überschaubar zu halten und die Performanz der Datenbankzugriffe zu erhöhen.

JobShare - JobRouter® direkt an Sharepoint anbinden

Mit JobShare lässt sich der JobRouter®-Workflow leicht in das Sharepoint-Portal einbinden. Somit können JobRouter®-Eingangsboxen in Sharepoint angezeigt werden. Zudem können JobRouter®-Prozesse in Sharepoint gestartet werden.

Produktbeschreibung JobRouter® - Module

JobStart - Automatisches Starten von Prozessen

Das Modul JobStart bietet verschiedene Möglichkeiten zum automatischen Starten von Prozessen durch Dateien und E-Mails oder über Zeitaufträge.

JobSub - Vertretung per Knopfdruck

Mit JobSub können JobRouter®-Benutzer Vertreter für ihre Abwesenheitszeiten wählen. Diese Vertreter erhalten in der Zeit, in der die Vertretung aktiv ist, eine zusätzliche Eingangsbox, über welche sie auf die nun zugeteilten Schritte zugreifen und bearbeiten können.

JobSync - Testen nach Lust und Laune

Mit dem Modul JobSync erhalten Sie eine komplette JobRouter®-Testumgebung zur Verfügung. Diese Testumgebung kann entweder auf dem gleichen oder auf einem anderen Server installiert und betrieben werden. Innerhalb des Testsystems können Sie unabhängig von der Produktivumgebung Prozesse entwickeln, ändern und testen.

JobTable - Flexible Datenerfassung

In JobRouter®-Prozessen können mit dem Modul JobTable optional Untertabellen integriert werden. Diese Untertabellen dienen dazu, Positionsdaten eines Vorgangs zu speichern, bzw. einen Dialog um eine Tabelle zu erweitern. Der Inhalt dieser Untertabelle kann beim automatischen Starten eines Prozesses mithilfe des JobServer gefüllt werden.

Produktbeschreibung JobRouter® - Module

JobTimer - Fristen im Auge behalten

Mit dem Eskalationsmodul JobTimer wird die Möglichkeit gegeben, Bearbeitungsfristen in JobRouter® zu definieren und verschiedene Aktionen abhängig von diesen Fristen auszuführen. Die Definition dieser Fristen kann auf Prozess- als auch auf Schrittebene in Minuten, Stunden oder Tagen erfolgen.

JobViewer - Dokumente einfach sichten

Das Modul JobViewer stellt Ihnen eine Komponente für die Anzeige von Dokumenten und Dateien in JobRouter® zur Verfügung. JobViewer zeigt jegliche an Prozesse angehängte oder in JobArchive archivierte Dokumente an.

Funktionalitäten

Für eine bessere Übersicht sind die Funktionalitäten von JobRouter® auf die Bereiche Prozessmanagement, Dokumenten- und Datenmanagement sowie Intelligente Belegerkennung aufgeteilt.

Prozessmanagement

Dokumentenmanagement

Datenmanagement

Intelligente Belegerkennung

Der Bereich Prozessmanagement unterteilt sich in die Kategorien Anwender, Prozessdesigner und System.

Funktionalitäten im Bereich: Prozessmanagement

Anwender

Diese Funktionalitäten aus dem Teilbereich Prozessmanagement sind speziell für Anwender interessant.

ANWENDER Prozessmanagement
Ad hoc-Aktionen - Rückfrage: Ad-Hoc-Fragestellung an einen anderen Mitarbeiter
- Zuweisung: Übergabe der Aufgabe an einen anderen Mitarbeiter
Vorgangsübersicht Möglichkeit zur Überwachung und zum Eingriff in Workflow-Instanzen für Prozessverantwortliche (mehrere pro Prozess möglich).
Stapelverarbeitung - Für Massenbearbeitung optimierte Dialogsteuerung
- Für jeden Prozessschritt nutzbar
Warteschlangenfunktion Automatische Verteilung neuer Vorgangsschritte an die zuständigen Bearbeiter.
Vertretung - Für jede Rolle eines Benutzers definierbar
- Kann für sicherheitsrelevante Rollen deaktiviert werden
Wiedervorlage Nach Sekunden, Stunden, Minuten, Tagen und zu einem bestimmten Datum
Benachrichtigungen - E-Mail-Benachrichtigung über neue Schritte
- Kann vom Anwender aktiviert/ deaktiviert werden
- Direkter Link zum Vorgang in der E-Mail
- Statistik-E-Mail informiert regelmäßig über neue Aufgaben
Lokalisierung Jeder Anwender kann die Anzeige von Dezimalzahlen und Datumswerten sowie seine Zeitzone selbst einstellen.
Zeitzonen Jeder Anwender kann eine Zeitzone für die Darstellung von Uhrzeit und Datum wählen.
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten

Prozessdesigner

Diese Funktionalitäten aus dem Teilbereich Prozessmanagement sind speziell für Prozessdesigner von Interesse.

PROZESSDESIGN Prozessmanagement
Ablauf von
Prozessschritten
- Sequentiell
- Parallel
- Split (Verzweigung von Prozessen)
- Join (Zusammenführen von Prozessen)
Prozessregeln - Weiterleitungen, Aktivierung von Folgeschritten
- Dynamische Zuweisung von Benutzern und Rollen für Folgeschritte
- Ausführen von SQL-Statements auf anderen Datenbanksysteme (zum Beispiel MS SQL, MySQL, ORACLE, DB2)
- Versenden von E-Mail Nachrichten (mit Dateianlagen)
- Erstellen von Exportdateien
- Kopieren, verschieben und löschen von Dateianlagen
- Ausgabe von Prozessdaten als PDF-Datei
- Dynamische Zuweisung von Prozessdaten
- Regelgruppen zum Zusammenfassen mehrerer Regeln mit der gleichen Bedingung
Dialogdesigner - Einfache Erstellung von Dialogen
- Aufteilung in mehrere Seiten (Registerkarten) möglich
- Freie Anordnung der Elemente in verschiedenen Spalten
- Zugriff auf zahlreiche vordefinierte Elemente und Schnittstellen-Funktionen
Tabellen - Erfassung von Positionsdaten in Tabellenform
- Automatische Berechnung von Positionsbeträgen, zum Beispiel zur Rechnungskontrolle
- Automatische Berechnung von Spaltensummen
- Kompetenzabhängig einschränkbare Sichten auf Positionsdaten (Zeilen, Spalten)
- Unterstützt parallele Bearbeitung von Positionsdaten
Mehrsprachigkeit
(Enterprise Feature)
Alle eigenen Prozesse, Dialoge, Übersichten, etc. können in beliebige Sprachen übersetzt werden.
Zugriffe auf
andere Datenbanken
Microsoft SQL-Server, ORACLE, MySQL, ODBC, DB2
Unterstützte Skriptsprachen - JavaScript (Internet Explorer, Mozilla Firefox) (clientseitig)
- PHP-Versionen 5.6 (32 Bit) und 7.0 (32 Bit und 64 Bit)
APIs JavaScript API, PHP-API, REST API
Dateianlagen Alle Dateitypen
Exportformate XML, CSV, TXT, PDF
Bearbeitungsfristen Definierbare und dynamisch änderbare Bearbeitungsfrist auf Vorgangs- und Schrittebene.
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten
Eskalationen - Mehrstufige Eskalation
- E-Mail Benachrichtigung an die zuständigen Rollenmitglieder, Vorgesetzte, Prozessverantwortliche oder definierbare Benutzer
- Zuweisung von eskalierten Schritten an andere Benutzer oder Rollen
Zentrale Prozess-Konfigurationen Wichtige Prozesseinstellungen können zentral verwaltet werden.
Versionierung Beliebige viele Versionen eines Prozesses können erstellt werden.
Prozessanalyse Automatische Analyse der Prozessdefinition auf logische Fehler.
Simulation Möglichkeit zur Simulation von Vorgängen in einer separaten Simulationsumgebung.
Portabilität Export und Import von Prozessdefinitionen im XML Format
Schritt-Typen - Benutzerschritte: Formularschritte zur Interaktion mit den Anwendern
- Systemschritte: Automatische Schritte zur Durchführung von serverseitigen Aktionen und Ansteuerung von Schnittstellen
Automatisierung - Erzeugen von neuen Vorgängen aus anderen Anwendungen
- Aufruf von Vorgängen aus anderen Anwendungen
- Webservice-Schnittstelle
- Dateischnittstelle
- E-Mail Schnittstelle
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten

Systemspezifische Funktionalitäten

Systemspezifische Funktionalitäten aus dem Teilbereich Prozessmanagement.

SYSTEM Prozessmanagement
Testumgebung - JobRouter® kann um eine Testsystemumgebung erweitert werden, in der Prozesse unabhängig vom Produktivsystem getestet werden können.
- Prozesse, Vorgänge, Benutzer, Rollen und weitere JobRouter® Daten können zwischen den beiden Systemen sehr einfach transferiert werden.
Audit Log - Protokollierung aller administrativen Tätigkeiten im System
- Protokollierung aller Änderungen an Prozessdefinitionen
Unterstützte
Datenbanken
JobRouter® kann auf Microsoft SQL-Server, ORACLE und MySQL betrieben werden.
Benutzerverwaltung - Integrierte Benutzerverwaltung
- Synchronisierung mit dem Microsoft Active Directory oder einem LDAP Verzeichnis
- Benutzerprofile zur Einschränkung der Menüfunktionen
- Erweiterung der Benutzerinformationen mit eigenen Eigenschaften
- Pflege der Benutzer über einen Webservice
Authentifizierung - JobRouter®-eigene Authentifizierung
- Single-Sign-On: Identifizierung anhand der Windows-Anmeldung
- LDAP-Login: Login mit Windows-Benutzer und Passwort möglich
- Token-Login
- Eigene Authentifizierungsmethoden integrierbar
Login-Mechanismen - Benutzer / Passwort
- Single Sign-On
- LDAP-Authentifizierung
- Token-Login
Admin Monitor Überwachung aller systemrelevanten Einstellungen auf einen Blick
Layout - Verschiedene Stylesheets bereits im Standard enthalten
- Anpassung der Benutzeroberfläche an die Kundenbedürfnisse
Sprachen Arabisch, Chinesisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Polnisch, Russisch, Slowakisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch, Ungarisch

Eigene Sprachen können angefordert oder sehr einfach erstellt werden.
JavaScript API Programmierschnittstelle zum Scripting von Dialogen für Prozessdesigner
Load-Balancing JobRouter® kann auf mehreren Webservern im load-balanced Modus betrieben werden.
Instanzierung Mehrere Instanzen von JobRouter® können in einer Installation verwaltet werden.
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten
Testsystem - Ein oder mehrere Testsysteme können parallel installiert werden (zum Beispiel Entwicklung, Test und Produktion)
- Transfer von Prozessen, Einstellungen und Daten einfach aus der Anwendung heraus
Kategorien Prozesse, Übersichten, etc. können Kategorien für eine übersichtlichere Strukturierung der Anwendung zugewießen werden.
Sicherheitseinstel-
lungen
- Passwort-Policy
- Konfiguration der Loginverfahren
- IP-Adressen Filter
- Individuelle Login-Seite
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten

Funktionalitäten im Bereich: Dokumentenmanagement

Diese Funktionalitäten betreffen den Teilbereich Dokumentenmanagement.

  Dokumentenmanagement
Archive Anlage von beliebig vielen Archiven
Indexdaten Definition von Indexfeldern je Archive (Text, Zahl, Dezimalzahl, Stichwörter)
Feste und dynamische Listen Indexfeldeinträge können über feste Listen vordefiniert werden. Über Datenbankzugriffe können Indexfelder dynamisch vorgeschlagen werden (zum Beispiel Kunden-Name aus dem ERP-System)
Anzeige von Dateien Integrierter Viewer zur Darstellung von bis zu 300 Dateitypen im Browser.
Recherche Definition von beliebig vielen Archivansichten zur Recherche von Dokumenten im Archive. Die Zuordnung der Archivansichten zu den Benutzern erfolgt über Rollen.
Speicherorte Speicherung erfolgt im Dateisystem (geschützt vor dem direkten Zugriff) oder auf einem Silent Cube Device.
Rechteverwaltung Gezielte Vergabe von Zugriffsrechten auf Archive und Dokumente über Archivprofile.
De-Duplizierung Automatische Erkennung von Dubletten. Dateien können mehrfach mit unterschiedlichen Indexwerten abgelegt werden - sie sind jedoch nur einmal gespeichert.
Einbindung in andere Applikationen URL-Aufruf einzelner Dokumente oder ganzer Trefferlisten aus anderen Applikationen heraus.
Audit Log Protokollierung sämtlicher Zugriffe auf Dokumente im Archiv.
Volltextsuche Integrierte Volltextsuche auf die Inhalte der archivierten Dokumente.
SAP Archive Link Optionale Schnittstelle zu SAP über die SAP Archive Link-Schnittstelle zum Archivieren und Aufrufen von Dokumenten aus SAP oder zum Verknüpfen von Dokumenten aus JobRouter® heraus.
Outlook-Integration Archivieren von E-Mails und Anhängen direkt aus Outlook heraus mittels des JobMail Connect-Plugins.
Windows-Integration Hierarchische Suche und Zugriff auf Dokumente direkt aus dem Windows-Explorer mittels der Windows-Integration JobExplorer.
Workflow-Integration - Direkter Zugriff auf Dokumente gesteuert über den Workflow möglich
- Anzeige von Dokumenten im Workflow
- Ändern, Ablegen, Löschen, Versionieren von Dokumenten aus dem Workflow heraus möglich
- Anzeige von Ergebnislisten im Workflow
Erstellung von durchsuchbaren PDF-Dateien Erstellen von PDF-Dateien mit integrierter OCR-Information auf Basis von Bilddateien (PDF oder Tiff)
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten
Ausfüllen von
Word-Templates
- Ausfüllen einer Word-Datei mittels Serienbriefelementen
- Unterstützung von Tabellen
- Einfügen von Bildern möglich
- Konvertierung als PDF-Datei möglich
Verarbeitung von
PDF-Formularen
- Auslesen der Inhalte von PDF-Formularfeldern
- Ausfüllen von PDF-Formularfelder auf Basis von Prozessinformationen
Extrahieren von
Rechnungs-
Informationen aus
ZUGFeRD-konformen
Rechnungen
- Extrahierung aller ZugFeRD Informationen
Erstellung von
ZUGFeRD konformen-Rechnungen
- Auf Basis einer bestehenden PDF-Datei
- Als neue PDF-Datei basiert auf einem Template
Produktbeschreibung JobRouter® - Funktionalitäten

Funktionlitäten im Bereich: Datenmanagement

Diese Funktionalitäten betreffen den Teilbereich Datenmanagement.

  Datenmanagement
Tabellenverwaltung Administratoren und Prozessdesigner können beliebige Tabellen anlegen und definieren, welche Anwender den Zugriff zur Dateneinsicht oder -pflege erhalten.

Funktionlitäten im Bereich: Intelligente Belegerkennung

Diese Funktionalitäten betreffen den Teilbereich intelligente Belegerkennung

  Intelligente Belegerkennung
Unterstützte Dateien PDF und Tiff
Lieferantenerkennung Erkennung und Zuordnung des Lieferanten einer Rechnung auf Basis vorhandener Lieferantenstammdaten.
Empfängererkennung Erkennung und Zuordnung des Empfängers (Mandanten) einer Rechnung auf Basis vorhandener Empfängerstammdaten.
Erkennung von Rechnungskopfdaten Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Steuerbeträge, Bruttobetrag, Bestellnummer, Währung
Erkennung von Rechnungspositionen Einzelpreis, Anzahl, Gesamtpreis, Rabatte pro Position
Erweiterbarkeit Projektspezifische Funktionalitätserweiterung zur Extraktion weiterer Informationen.

Systemvoraussetzungen

Die Installation von JobRouter® erfolgt auf einem zentralen Server. Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser.

Anforderungen an den Server

Betriebssysteme - Microsoft Windows 7 Professional SP1 (1)
- Microsoft Windows 7 Ultimate SP1 (1)
- Microsoft Windows 8 Pro (1)
- Microsoft Windows 8.1 Pro (1)
- Microsoft Windows 10 Pro (1)
- Microsoft Windows 10 Enterprise (1)
- Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1
- Microsoft Windows Server 2012
- Microsoft Windows Server 2012 R2
- Microsoft Windows Server 2016

Es werden ausschließlich 64-Bit-Betriebssysteme unterstützt.
Webserver - Windows Internetinformationsdienste 7.5
- Windows Internetinformationsdienste 8.0
- Windows Internetinformationsdienste 8.5
- Windows Internetinformationsdienste 10
Datenbanksysteme - Microsoft SQL Server 2008
- Microsoft SQL Server 2008 Express (1)
- Microsoft SQL Server 2008 R2
- Microsoft SQL Server 2008 R2 Express (1)
- Microsoft SQL Server 2012
- Microsoft SQL Server 2012 Express (1)
- Microsoft SQL Server 2014
- Microsoft SQL Server 2014 Express (1)
- Microsoft SQL Server 2016
- Microsoft SQL Server 2016 Express (1)
- Microsoft SQL Server 2017
- Microsoft SQL Server 2017 Express (1)
- Oracle Database 11g
- Oracle Database 11g R2
- Oracle Database 12c
- Oracle Database 12c R2
- MySQL Database Server 5.5
- MySQL Database Server 5.6
- MySQL Database Server 5.7
E-Mail-Server SMTP-fähiger E-Mail-Server

[1] Ausschließlich für Test- bzw. Präsentationssysteme geeignet, da es sich nicht um Serverbetriebssysteme handelt.

Produktbeschreibung JobRouter® - Systemvoraussetzungen

Anforderungen an die Client-PCs

JobRouter® ist eine Webanwendung, daher genügt auf dem PC der Anwender ein Internet-Browser, um JobRouter® zu nutzen. Folgende Browser werden unterstützt:

Browser - Microsoft Internet Explorer (Version 11.0.51)
- Mozilla Firefox (Version 52 ESR und Version 58)
- Google Chrome (Version 64)
- Microsoft Edge (von Version 38.14393 bis Version 41.16299)

Campus

Der JobRouter-Campus ist Ihr qualifizierter Partner für die Wissensvermittlung rund um das JobRouter®-Produktportfolio für den Einsteiger, fortgeschrittenen Prozessentwickler sowie technische Administratoren.

Wir bieten Ihnen zugeschnittene Trainings als Standardschulungen am Schulungsort Mannheim oder als Individualschulungen vor Ort an.

Neben den klassischen Präsenzschulungen stehen viele Inhalte auch abrufbereit über Elearnings und Schulungsvideos zu speziellen JobRouter®-Themen zur Verfügung, die Sie jederzeit und nach Bedarf abrufen können. Zudem bieten wir Ihnen regelmäßig stattfindende Online-Webinare zu JobRouter® an, bei der Sie keine Neuerungen verpassen.

Service & Support

Beim Kauf von JobRouter® wird automatisch ein Wartungsvertrag abgeschlossen. Dieser beinhaltet Leistungen wie zum Beispiel den Zugang zum Online-Portal, Updates & Patches sowie Support.

Wünschen Sie Leistungen über den bestehenden Wartungsvertrag hinausgehend, bieten wir Ihnen exclusive Unterstützung an. Hierzu zählt beispielsweise der Premium- oder InstallationsService.

Support

Online-Portal

Alle JobRouter®-Anwender erhalten eine Zugangsberechtigung zur Online-Plattform der JobRouter AG auf www.jobrouter-support.de. Dort finden Sie Informationen, Dokumentationen, Videos sowie Updates zum kostenlosen Download. Zusätzlich stehen dort auch dokumentierte Beispielprozesse zum Download und Einsatz zur Verfügung.

Updates & Patches

Als JobRouter®-Anwender werden Sie über alle Updates per E-Mail informiert. Diese können Sie vom Online-Portal über www.jobrouter-support.de herunterladen und installieren.

Support

Support-Anforderungen werden über das Online-Portal auf www.jobrouter-support.de gestellt und bearbeitet.

Für Fragen und Hilfestellungen steht Ihnen das Support-Team der JobRouter AG Mannheim auch telefonisch zur Verfügung.

Sie erreichen uns über die Hotline
+49 (0) 621/ 42 646-112,
von Montag bis Freitag,
von 8:00 - 12:00 Uhr und
von 13:00 – 17:00 Uhr.

Produktbeschreibung JobRouter® - Service & Support

Service

Premium-Service

Mit der buchbaren Exklusiv-Betreuung "Premium Service" haben Sie spezialisierte Fachkräfte der JobRouter AG an Ihrer Seite – so oft Sie das für sinnvoll erachten. Die Terminvereinbarung für Beratungsgespräche fällt weg, ebenso Ihr organisatorischer Aufwand für die JobRouter®-Systempflege.

Installations-Service

Für die Installation von JobRouter® sind tiefgreifendere, technische Kenntnisse erforderlich - auch wenn die Bedienung selbst für den Anwender leicht ist. Mit der Buchung des "Rundum-Sorglos-Pakets" übernehmen wir die Installation für Sie.

Update-Service

Die rasante Produktentwicklung von JobRouter® erfordert im Schnitt 4mal im Jahr ein neues Service-Pack bzw. ein Patch. Wenn auch Sie Ihr JobRouter®-System zeitnah aktuell halten möchten, profitieren Sie vom UpdateService.