Reisekosten- und Spesenabrechnung mit JobRouter®

Reisekosten- und Spesenbelege werden erfasst und automatisch durch hinterlegte Prozessregeln geprüft. Die Freigabe erfolgt durch den Vorgesetzten auf elektronischem Weg. Mitarbeiter können eine Abrechnung erstellen, indem sie alle nötigen Daten im Startdialog erfassen und alle entsprechenden Belege als Anhänge hochladen. Wird die Spesenabrechnung nicht vom betroffenen Mitarbeiter selber erfasst, beispielsweise von einer Sekretärin, muss die Abrechnung zusätzlich von diesem freigegeben werden. Diese Funktion ist auch über ein mobiles Endgerät verfügbar. Dafür wird aus der Abrechnung ein PDF generiert, per E-Mail verschickt und die Abrechnung von der Finanzbuchhaltung verbucht.

Dieser Prozess reduziert den Verwaltungsaufwand: Fehlerquellen werden minimiert, alle Aktivitäten dokumentiert und die automatische Langzeitarchivierung sichergestellt. Auf der anderen Seite profitiert der Mitarbeiter von der vereinfachten Spesenerfassung. Er wird durch die Formular-Masken geführt und erhält hinterlegte Hilfestellungen.

Ihr Nutzen:

  • Sicherheit beim Datenschutz
  • Reduzierter manueller Aufwand und Transparenz trotz des erhöhten Datenvolumens
  • Reduzierte Fehleranfälligkeit & Rückfragen
  • Optimiertes Zeitmanagement

Grafik eines Spesen-Prozesses

Ablauf des Spesen-Prozesses

Der Prozess kann über den Schritt „Spesenabrechnung erstellen“ von jedem Mitarbeiter gestartet werden. Dabei kann der Mitarbeiter die Spesenabrechnung für sich selbst oder für andere Kollegen erfassen.

Zunächst wird per Kalender der Reisebeginn sowie das Reiseende gewählt und in einem Freitextfeld der Reisezweck und das Ziel erfasst. Die zu erfassenden Spesenpositionen sind in Spesenkategorien unterteilt. Zur Verfügung stehen allgemeine Spesen, Bewirtungen, Geschenke, Hotelkosten, Kilometer-, Übernachtungs- und Verpflegungspauschale. Abhängig von der zuvor ausgewählten Spesenkategorie, steht in einer weiteren Spalte eine Auswahlliste der Spesenarten zur Verfügung. Für die Spesenkategorie „Allgemeine Spesen“ stehen beispielsweise Taxi-, Bahnfahrten, Flüge etc. zur Auswahl.

Erfolgsgeschichte der B. Metzler seel. Sohn und Co.

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