Reife Leistung

Elektronische Rechnungsverarbeitung

Die Stimmung auf dem Reifenmarkt ist nicht gut. Seit Jahren setzen Marktanteilsverluste den Reifenfachhandel unter Druck. Dass sich mit Autoreifen dennoch Geld verdienen lässt, selbst dann, wenn man einer der Günstigsten auf dem Markt ist, zeigt das Beispiel des Online-Reifenhändlers GoodTires. Der Discounter ist ein Onlineshop des Rendsburger Unternehmens Scooter Autoservice GmbH.

Elektronische Rechnungsverarbeitung: Vorteile für den Anwender

Verkürzt Durchlaufzeiten auf ein Minimum
Spart Personalkosten und Verwaltungsaufwand
Wart Fristen, ermöglicht die Nutzung von Skonti
Erkennt Doubletten, Differenzen und Abweichungen zuverlässig
Erlaubt Zugriff auf Vorgänge und Dokumente per Knopfdruck
Reduziert Papierbedarf, Materialkosten, Lagerraum
Archiviert alle Dokumente eines Unternehmens revisionssicher
Ist zukunftsfähig, weil die Verarbeitung von Daten/ Dokumenten nach oben offen skalierbar ist

Projektdetails

Kunde: GoodTires.de / Scooter GmbH, Rendsburg
Branche: Online-Reifenhandel, Werkstätten mit Kfz-Teilehandel
Mitarbeiter: 50 Mitarbeiter an 4 Standorten
Vorgänge: 1000 / Tag,in der Hochsaison 2000 / Tag

Datenbank: MS SQL
Laufende Prozesse: E-Rechnung komplett, Aufgabenprozess, Stammdatenprozesse, Archivierung
Geplante Prozesse: Besonderheiten: Anbindung an ERP-Branchenlösung, SmartFix, Bestelldatenbanken, automatischer Positionsdatenabgleich, Stammdatenpflege Projektdauer: 6 Monate Geplante Prozesse: Urlaubsprozess Betreuender Partner: Logo L und M Büroinformationssysteme GmbH L und M Büroinformationssysteme GmbH Konrad-Zuse-Ring 4 24220 Flintbek

Zum Saison-Reifenwechsel im Frühjahr und im Herbst herrscht Hochbetrieb beim Reifenversender GoodTires.de. Die Fahrer der Speditionen und Paketdiensttransporter geben sich die Klinke in die Hand. Sie bringen und holen die schwarzen Gummipneus im Stundentakt. Diese werden systematisch in die akkuraten Hochregale des im Frühjahr 2013 neu errichteten Betriebsgebäudes einsortiert.

Hinter der reifenschwarzen Fassade betreibt Inhaber und Geschäftsführer Andreas Fürst das Internetgeschäft neben einem Autoteile-Großhandel und einer Werkstatt. Aus dem Neben- wird schnell ein Hauptgeschäft, denn der Online-Reifenhandel geht seit der Einführung über Ebay, Amazon, Idealo und zahlreichen eigenen Onlineshops sprichwörtlich durch die Decke. Fürst entschließt sich im Zuge der Vergrößerung zur radikalen Automatisierung aller Prozesse in der neuen Werkstatt und im BackOffice.

Auf die richtige Spur gebracht

Zunächst denkt Kfz-Meister Fürst an ein digitales Archiv. Hintergrund sind die anfallenden Papierberge, die nicht nur verarbeitet sondern auch 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. An guten Tagen stapeln sich 300 Lieferantenrechnungen in den Gitterboxen der Buchhaltung, an sehr guten bis zu 500. Am Ende des Rechnungsverarbeitungsprozesses stehen vier Regalmeter voll mit Standardaktenordnern, rund 50 Stück - pro Monat!

Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung hat Fürst zu diesem Zeitpunkt nicht im Visier. Als er einem Vertriebspartner der JobRouter AG die Gitterboxen voller Rechnungen präsentiert, von denen manche zu 350 Seiten Umfang haben, wird klar: Ein Archivsystem schafft zwar Platz, zuvor aber muss die Rechnungsverarbeitung auf die richtige Spur gebracht werden.

Allein die positionsgenaue Prüfung der Eingangsrechnungen beschäftigt mehrere Vollzeitmitarbeiter und bremst die Durchlaufzeiten aus. Im wettbewerbsintensiven Online-Geschäft eine kritische Größe, die sich in den Kundenbewertungen niederschlagen kann. Fürst entscheidet sich für automatisierte, sichere und wesentlich schnellere Prozesse inklusive digitaler Archivlösung am Ende und gibt grünes Licht für das Workflow-Management-System JobRouter®.

Wenn ein Unternehmen so stark wächst wie unseres, dann stößt man schnell an Kapazitätsgrenzen. Immer mehr Aufträge bedeuten immer mehr Mitarbeiter. Irgendwann muss man die Arbeit neu organisieren. Mit dem Workflow-Management-System JobRouter® sind wir für weiteres Wachstum gut aufgestellt.

Die Benutzerführung ist so logisch, da ist Schulung eigentlich nicht notwendig. Alle Standorte sind an JobRouter® angebunden, und wir haben noch viele Ideen, wie wir Prozesse automatisieren und uns die Arbeit erleichtern können.

Andreas Fürst
Geschäftsführer
Scooter Autoservice GmbH

Rechnungsverarbeitung in Höchstgeschwindigkeit

Fürst erklärt, warum die Rechnungsverarbeitung im Reifenhandel so komplex ist: „Reifen sind eine spezielle Welt, die nicht ausschließlich auf Artikelnummern basiert.“ Also müssen die EAN Codes erfasst werden, das Reifenalter, die Label-Werte der Reifenindustrie. Hinzu kommt, dass die Belege der rund 450 Kreditoren aus dem In- und Ausland völlig uneinheitlich gestaltet sind. Die Herausforderung besteht darin, die relevanten Einzelpositionen zu identifizieren, damit der Rechnungsleser SmartFix diese automatisch korrekt erfasst.

Seit der Einführung des Workflow-Management-Systems JobRouter® wird eine Rechnung mit oben erwähntem Umfang in nur noch 20 Minuten eingelesen, geprüft und verarbeitet. JobRouter® gleicht die Bestelldaten im System mit den verifizierten Eingangsrechnungen ab. Im Hintergrund laufen automatisch komplexe Prüfprozesse ab, darunter auch ein Bankabgleich für Lieferanten mit Einzugsverfahren.

In den Ampelfarben Rot, Gelb, Grün werden den Mitarbeitern nur noch die Positionen und Rechnungen angezeigt, die manuell nachbearbeitet und freigegeben werden müssen. Doppelte Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen filtert das System zur Prüfung heraus, ebenso Differenzen zwischen Bestellsumme und Rechnungsbetrag, Mengen- oder Preisunstimmigkeiten. Am Ende werden die Buchungssätze im DATEV-Format für den Steuerberater automatisch richtig erstellt und übermittelt.

Die Anbindung der Schnittstellen - die Datenbanken mit den Bestelldaten, die ERP-Branchenlösung für den Kfz-Handel - gestaltet sich problemlos, weil JobRouter® sich nahtlos in jede Systemumgebung integrieren lässt. Schlussendlich werden alle digitalen Dokumente in JobArchive abgelegt, womit auch Fürsts ursprünglich anvisiertes Ziel zu 100 Prozent verwirklicht wird. Das passt zu Fürsts Leidenschaft für Automatisierung und technische Finessen, wie man auch in der nahezu vollautomatisch arbeitenden Reifenmontage und der innovativen Fahrzeugannahmestation sehen kann.

„Erwartungen voll erfüllt!“

Geschäftsführer Fürst sieht seine Erwartungen an das Workflow-Management-System JobRouter® voll erfüllt. „Der Clou“ ist für Fürst, wie die Daten aus den unterschiedlichsten Dokumenten herausgelesen und verwertbar gemacht werden. Vorbei ist die Zeit des Ordnerwälzens. Fragen zum Status einer Bestellung oder Lieferung können per Knopfdruck geklärt werden. „Die Mitarbeiter aller Standorte gehen wichtige Aufgaben jetzt gezielter und zeitgerechter an, sie sind viel produktiver“, freut sich Fürst, der das integrierte Eskalationsstufenmanagement schätzt. Was muss bis wann von wem erledigt sein? Wird eine Aufgabe nicht plangemäß abgearbeitet, erhält der Vorgesetzte automatische eine Nachricht und kann seine Mannschaft instruieren.

Für Strategen wie Fürst stellt die Anschaffung des Workflow-Management-System JobRouter® ein klares Rechenexempel dar. „Ich stelle den Anschaffungskosten die Personalkosten für Neueinstellungen gegenüber. Im Ergebnis zeigt sich, dass sich JobRouter® in zwei Jahren amortisiert.“

Schon jetzt liegt die Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung – je nach Saison – zwischen 60 und 80 Prozent. Und das ist gut so, denn das 30 Mann starke Team am Rendsburger Firmensitz stemmt ein rasantes Wachstum. Der Online-Handel GoodTires.de, der zunächst über die Auktionsplattform Ebay startete, wurde in den vergangenen zwei Jahren zweimal in Folge von der Bewertungsplattform Testsieger.de zum Preissieger gekürt. Da ist noch Luft nach oben für Unternehmer wie Andreas Fürst, die die Zeichen der Zeit - und den Stand der Technik – in Geschäftserfolg umzusetzen wissen.

Der Online-Reifenhandel GoodTires ist unter dem Dach der 1997 gegründeten Scooter Autoservice GmbH angesiedelt. Sitz des Unternehmens ist Rendsburg in Schleswig-Holstein. Geschäftsführender Gesellschafter ist Andreas Fürst, Mitgesellschafter ist Andreas Schmidt-Grünberg. 2013 wurde ein neues Betriebsgebäude errichtet und bezogen, in welchem neben dem Reifenlager ein Autoteile-Großhandel und eine hochtechnisierte Werkstatt untergebracht sind. Drei weitere Filialen werden in Neumünster betrieben. An allen vier Standorten arbeiten insgesamt 50 Beschäftigte, 30 Mitarbeiter davon am Firmensitz in Rendsburg. Auf der Auktionsplattform Ebay, wo Fürst mit seinem Reifendiscounter 2009 startete, ist GoodTires aktuell der umsatzstärkste Reifenshop.