Funktionsreicher, leistungsstärker, nutzerfreundlicher

Mehr Dokumentenfunktionalität mit JobViewer 2

Mit der Einführung unseres Archivmoduls JobArchive wurde auch der Dokumentenviewer JobViewer in JobRouter® integriert. JobViewer ermöglicht die Darstellung von ca. 300 verschiedenen Dateitypen im Browser. Mit der immer intensivierten Integration der Dokumentenfunktionalitäten in den Workflow steigen aber auch die Anforderungen an den Viewer und die Möglichkeiten zur Interaktion.

Daher bietet JobRouter® 4.2 nun mit JobViewer 2 einen neuen Viewer, der wesentlich besser in JobRouter® integriert ist und über spannende, neue Funktionen verfügt. Dieser Viewer kann an allen Stellen zum Einsatz gebracht werden, an denen Dokumente angezeigt werden. JobViewer 2 ist dabei vor allem für die Arbeit mit typischen Unternehmensdokumenten und Belegen gedacht und unterstützt daher die folgenden Formate: PDF-, Bild-, Office- und Textdateien.

Export von archivierten Dokumenten

Um archivierte Dokumente automatisiert in Prozessen aus JobRouter® zu exportieren, steht in der Systemaktivität JobArchive nun eine Funktion „PDF exportieren“ zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie an beliebigen Stellen in einem Prozess Dokumente exportieren und diese in ein PDF-Dokument umwandeln. Es ist möglich zu wählen, ob Annotationen auf dem Dokument mit in die PDF-Datei verschmolzen werden sollen oder nicht. Voraussetzung für die Konvertierung ist, dass die Originaldateien von JobViewer unterstützt werden. Andernfalls werden die Originaldateien exportiert.

JobStart – Filter auf Anhänge

JobStart ermöglicht unter anderem das Überwachen von E-Mail-Postfächern auf neue E-Mails und kann auf dieser Basis neue Vorgänge initiieren. In vielen Einsatzszenarien werden dabei Anhänge wie Rechnungen an einen Vorgang übergeben. Da es vorkommen kann, dass in eine E-Mail integrierte Bilder (z. B. ein Werbebanner) als Anhang an eine E-Mail gehängt werden, können diese nun gezielt ausgefiltert werden. Nur die tatsächlichen Anhänge werden somit in den Prozess überführt. Die entsprechende Einstellung dazu nehmen Sie im E-Mail Importauftrag vor.

Dynamische Vorlagen in JobPDF

Das Modul JobPDF bietet JobRouter®-Prozessdesignern unter anderem die Möglichkeit, individuelle Dokumente im PDF-Format auf Basis einer Word-Vorlage zu erzeugen. Häufige Szenarien sind dabei Protokolle eines Workflow-Ablaufs oder auch das Erzeugen von Belegen sowie die Korrespondenz. Wurden bisher Prozesse mit vielen unterschiedlichen Vorlagen entwickelt, so war dazu jeweils eine Systemaktivität pro Vorlage notwendig. Auch dann, wenn sich die Vorlagen nur minimal unterschieden haben (z. B. in der Fußzeile). Um Prozessdesignern diesen Konfigurationsaufwand zu ersparen, kann fortan eine Word-Datei als zentrale Vorlage für eine Systemaktivität gewählt werden, welche dann zur Laufzeit dynamisch durch eine andere Vorlage ersetzt werden kann. Dafür benötigen Sie lediglich die entsprechenden Werte aus dem Workflow. Die Verknüpfungen werden sodann aus der zentralen Vorlage übernommen, welche das Maximum aller Verknüpfungen enthalten muss. Damit sparen Prozessdesigner viel wertvolle Arbeitszeit ein.

Selektive Auswahllisten in Indexdialogen

Je nach Einsatzzweck eines Archivs kann es vorkommen, dass sich einzelne Indexfelder auf Werte aus anderen Indexfeldern beziehen müssen. Existiert z. B. ein Indexfeld „Dokumenttyp“ und wählt man dort „Beleg“ aus, so könnte dem Anwender in einem weiteren Feld schon die Auswahl zwischen „Rechnung“, „Lieferschein“ und „Mahnung“ vorgegeben werden.

Wählt der Anwender hingegen „Korrespondenz“ als Dokumenttyp aus, werden im zweiten Feld Werte wie „Anfrage“ oder „Beschwerde“ zur Auswahl geboten. Mit JobRouter® 4.2 unterstützt das Archiv nun diese Verknüpfung von Indexfeldern über Variablen, die Sie in der Konfiguration eines Archivs bei der Definition der Abfragen hinterlegen können. Natürlich wird diese Abhängigkeit auch in den Archivansichten berücksichtigt, so dass dort ebenfalls im Filter immer nur die passenden Werte zur Auswahl stehen.

JobStart – Parallele Barcode-Verarbeitung

Neben dem E-Mail Import bietet JobStart auch eine Barcode-Verarbeitung, die häufig zum Trennen von gescannten Dokumenten verwendet wird. Große Bilddateien mit sehr vielen Seiten, wie man sie beispielsweise von Scan-Dienstleistern übermittelt bekommt, können dazu führen, dass andere Aufträge warten müssen. JobRouter® 4.2 unterstützt jetzt auch ein Pooling für die Barcode-Verarbeitung. Dadurch können sogar einzelne Dokumente, die Anwendern sofort zugestellt werden müssen, direkt verarbeitet werden. Lange Wartezeiten durch die Verarbeitung einer großen Datei entfallen somit. Dadurch kann JobStart für Projekte mit sehr großen Volumen eingesetzt werden.

Selektive Auswahllisten in JobData

Seit der Veröffentlichung von JobData in Version 4.1 haben sich viele JobRouter®-Anwender zur Verwendung des neuen Moduls entschieden und verwalten nun Stammdaten rund um ihre Prozesse im integrierten Modul. Wie auch in den Archiven, haben sich viele Anwender selektive Auswahllisten gewünscht, die aufeinander aufbauen. Mit Version 4.2 ist diese Funktion im Modul JobData integriert: Sie können bei der Definition von SQL-Abfragen einfach per Variable auf andere Spalten der JobData-Tabelle zugreifen, die Werte einschränken und die korrekte Eingabe von Daten sicherstellen.

Auswahl der JobData-Spalten durch den Anwender

JobData-Tabellen können über viele Spalten verfügen, in denen Informationen über prozessrelevante Stammdaten gespeichert sind. Bei der Arbeit mit den Daten hat jeder Anwender unterschiedliche Anforderungen, wie die Inhalte in den Spalten dargestellt werden sollen. Mit JobRouter® 4.2 können für einen Anwender freigegebene Spalten jetzt individuell ein- und ausgeblendet werden. Diese Einstellung speichert JobRouter® sogar über die Sitzung hinaus für das nächste Login am System.

Gruppierung von Rückgabewerten aus dem JobMind Bau-Dialog

JobMind Bau ist unser innovatives Modul für die Bearbeitung von Baurechnungen am Bildschirm. Hier können Baurechnungen in einem separaten Dialog einfach erfasst und korrigiert werden, - inklusive Kontierung. Da die Kontierung auf Positionsebene durchgeführt wird, muss anschließend in vielen Fällen noch eine Gruppierung nach Konten durchgeführt werden, bevor diese an die Buchhaltung übergeben werden kann. Bisher musste diese Aufgabe in einer PHP-Funktion gelöst werden. Nun ist es ein Standard-Feature von JobMind Bau. Eine Verknüpfung der Ziel-Untertabelle und deren Spalten reicht dabei aus und die Funktionalität ist im Handumdrehen integriert.

Dashboard-Kategorien

Anwender, die das JobRouter® Dashboard intensiv nutzen, greifen oft auf zahlreiche Widgets zu. Alle Widgets wurden bisher in einer Liste angezeigt. Es kann vorkommen, dass die Übersicht je nach Anzahl stark erschwert oder nicht mehr sichergestellt werden kann. Ab sofort können eigene Widgets auch JobRouter®-Kategorien zugeordnet werden, wodurch die Auswahl der Widgets wesentlich übersichtlicher und sinnvoller ist.