JobRouter® 4.3

DocumentHub
Digital Office
JobData
Technologie

Mobiler, flexibler, komfortabler!

Axel Ensinger, Co-CEO & CPO

JobRouter 4.3 setzt beim Thema Dokumenten-Management durchweg auf mehr Flexibilität, Mobilität & Komfort! Mit unserem jüngsten Release präsentieren wir auch die JobRouter® Scan-App, die sowohl im Google Play Store als auch im Apple App Store verfügbar ist. Mit dem integrierten DocumentHub können beliebige Dateien und Dokumente schnell von unterwegs eingescannt und für die Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Dokumente direkt vom mobilen Endgerät aus abfotografieren, im Hub hochladen und als automatisch generierte PDF im gewünschten Prozess weiterverarbeiten. So schnell und einfach sind Reisekostenabrechnungen erledigt oder Rechnungsbelege und persönliche Dokumente gesichert.

Doch unsere Scan-App mitsamt DocumentHub ist viel mehr als nur eine digitale Zwischenablage: Anwender können sich mit beliebig vielen JobRouter®-Instanzen anmelden, ihre Dokumente und Dateien digital verwalten - und das von überall, zu jeder Zeit. Selbstverständlich klappt das genauso leicht vom Desktop aus.

Darüber hinaus stecken im JobRouter 4.3 Update unter anderem verbesserte Funktionen für Anwender und Prozessdesigner, eine JobData-Systemaktivität und personalisierbare Dashboards sowie Widgets.

Mit jedem Release vernetzt die JobRouter® Digitalisierungsplattform Prozesse, Daten und Dokumente noch intensiver Richtung Digital Office.

Überzeugen Sie sich selbst - wir wünschen viel Freude damit.

DocumentHub – die intelligente und mobile Dateiablage in JobRouter®

Viele JobRouter Prozesse nutzen Dokumente, die im Laufe des Vorgangs von den beteiligten Anwendern an den Prozess angehängt werden. Dies können lokal verfügbare Dateien oder oft auch Dokumente sein, die erst noch digitalisiert werden müssen.

JobRouter 4.3 bietet mit dem DocumentHub nun eine integrierte Sammelstelle für alle Arten von Dokumenten. Diese können dabei entweder direkt am PC in den DocumentHub kopiert oder mobil erfasst werden.

Der DocumentHub steht jedem Anwender zur Verfügung und stellt dabei eine persönliche Liste von Dokumenten dar, auf die nur der Anwender selbst Zugriff hat. Dieser erfolgt jederzeit über ein neues Icon, das sich in der JobRouter® Desktop-Version rechts vom Benutzer-Menü befindet.

Hier können die Dateien angesehen, im Viewer geöffnet und gelöscht werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, ein Kommentar für jede Datei hinzuzufügen.

Sowohl im Upload-Dialog für Anhangsfelder in Prozessen als auch in Ablage- und Indexdialoge von JobArchive, kann direkt auf den DocumentHub zugegriffen werden. Dokumente können ganz einfach per Drag & Drop vom Anwender aus dem Hub heraus übernommen bzw. in das Archiv verschoben werden. Neu eingegangene Dateien werden automatisch angezeigt und dem Anwender signalisiert.

Mobile Erfassung von Dokumenten mit der JobRouter® Scan App

In vielen Fällen ist es für Anwender komfortabel, Dokumente digital zu erfassen. Dazu ist ab sofort die neue JobRouter® Scan-App für iOS und Android verfügbar, mit der Anwender mobilen Zugriff auf ihren DocumentHub erhalten.

Mit der App können Sie Dokumente entweder direkt scannen, Fotos aufnehmen oder Dokumente aus der lokalen Galerie in den DocumentHub hochladen und sofort in Ihren Prozessen oder Archiven verwenden. Erfasste Dokumente und Bilder können noch in der App nachbearbeitet, aufbereitet und kommentiert werden. Alle gescannten Dokumente werden automatisch in das PDF-Format überführt.

Die JobRouter® Scan-App wird ganz einfach über einen QR-Code auf Ihrem JobRouter® Dashboard oder über die Eingabe von Benutzername und Passwort für die gewählte JobRouter®-Instanz registriert. Dabei werden beliebig viele JobRouter®-Instanzen unterstützt. Sie können die gleiche App beispielsweise für unser Kunden- und Partnerportal als auch für Ihre lokale Installation verwenden. Dabei bleiben die Daten der einzelnen Organisationen immer voneinander getrennt.

Funktionen der JobRouter® Scan-App

• Scannen von Dokumenten
• Aufnehmen von Bildern
• Hochladen von Bildern aus der Galerie
• Nachbearbeitung der erfassten Bilder
• Automatische Umwandlung in PDF-Format
• Unmittelbare Bereitstellungen im Prozess
• Möglichkeit zur Verwendung mit beliebig vielen Instanzen

Anwendungsszenarien für den DocumentHub und die Scan App

Erfassung von Reisekosten Erfassen von Rechnungen
Erfassen Sie Belege für Ihre Reisekosten sofort unterwegs mit der JobRouter® Scan-App und greifen Sie anschließend beim Erstellen Ihrer Abrechnung darauf zu. Digitalisieren Sie Rechnungen sofort am Arbeitsplatz, ohne auf einen Scan-Arbeitsplatz oder Multifunktionsgerät angewiesen zu sein.

Verfügbarkeit & Lizenzierung

Icon des Moduls JobDocumentHubDer DocumentHub ist in allen JobRouter® Editionen integriert und steht somit allen Anwendern zur Verfügung. Über die Benutzerprofile kann er für einzelne Gruppen ein- und ausgeschaltet werden. Auch die JobRouter® Scan-App kann mit allen Editionen verbunden werden.

Bis zum 30. Juni 2019 ist die Scan-Funktionalität unbegrenzt verfügbar. Danach ist sie auf 100 Dokumente im Monat begrenzt und kann als Zusatzmodul auf eine unbegrenzte Datenmenge freigeschalten werden.

Die JobRouter® Scan-App ist ab sofort verfügbar im

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Verwendung der App mindestens JobRouter® Version 4.3 benötigen. Die JobRouter® Instanz muss vom Smartphone aus erreichbar sein. Sprechen Sie bei Bedarf Ihren Administrator oder JobRouter®-Vertriebspartner darauf an.

Und noch mehr Dokumentenfunktionen für Ihr Digital Office

PDF-Dateien digital signieren

Sie möchten Ihre Dokumente über die JobRouter®-Plattform signieren und z. B. anschließend automatisch versenden? Mit JobRouter® 4.3 geht das kinderleicht: Das Modul JobPDF wurde um eine Funktion erweitert, die es Ihnen ermöglicht, PDF-Dateien über digitale Zertifikate elektronisch zu signieren.

Anzeige von E-Mails

JobViewer 2 zeigt nun neben PDF-, Bild-, Office- und Textdateien auch E-Mails an, die im Format EML oder MSG abgelegt werden. Somit können beispielsweise via JobStart oder JobMail importierte E-Mail Dateien komfortabel im Viewer dargestellt werden, ohne dass die E-Mail heruntergeladen werden muss. Alle wesentlichen Informationen, wie Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Anhänge, etc. werden im DIN A4 Format angezeigt.

Mehr Volltext-Suchfunktionalität

Zusätzlich zur Möglichkeit, PDF- und Bilddateien per Volltext zu durchsuchen, steht in JobRouter® 4.3 nun die Suche innerhalb von Office-Dokumenten zur Verfügung.

Darüber hinaus kann die Primärsprache für den Volltext vom Administrator festgelegt werden. Dadurch profitieren Anwender mit nicht deutschsprachigen Installationen von einem besseren Suchergebnis auf Basis einer optimierten Texterkennung.

Verbesserung für den Anwender

Fehlende Felder in Formularen schnell auffinden

Sie haben ein JobRouter® Formular ausgefüllt und eine Validierungsmeldung erhalten, z. B. das Fehlen einer Pflichteingabe. Mit JobRouter® 4.3 springen Sie per Klick auf diese Meldung direkt zum Element im Dialog. Dabei werden auch Elemente auf anderen Seiten unterstützt.

Erweiterung des Dashboards

Viele Kunden nutzen es bereits: Das JobRouter® Dashboard. Mit der Dashboard API lassen sich neue Widgets einfach erstellen und Anwendern weitere Informationen aus den Prozessen bereitstellen. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, können ab sofort mehrere Dashboard-Tabs angelegt werden. Jeder Anwender kann dabei selbst entscheiden, wie viele Dashboards er benötigt und wie er sie gestaltet. Zusätzlich können einzelne Widgets als Pflicht-Widget markiert werden, um allen Benutzern z. B. relevante Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies könnte in der Praxis ein Newsticker sein, der über Wartungstermine oder neu verfügbare Prozesse informiert. Die Pflicht-Widgets werden automatisch zum ersten Dashboard hinzugefügt und können vom Anwender zwar frei platziert, aber nicht gelöscht werden.

Mehr Power für den Prozessdesigner

Wartungsmodus für Prozesse

Prozessdesigner kennen dieses Thema: Sie müssen Änderungen in einem Prozess durchführen, der bereits online ist, doch währenddessen soll niemand mit diesem Prozess arbeiten. Bisher gab es dafür zwei Alternativen: Die gesamte JobRouter® Digitalisierungsplattform offline schalten und somit allen Benutzern die Weiterarbeit verwehren, oder den betroffenen Prozess offline schalten. Dies hatte jedoch allein Auswirkungen auf das Starten von neuen Instanzen, nicht aber auf das Bearbeiten von aktiven Workflow-Schritten.

JobRouter® 4.3 bietet nun einen Wartungsmodus für Prozesse an. Somit können Prozessdesigner einzelne Prozesse kurzzeitig deaktivieren, um Änderungen an ihnen durchzuführen. Während dieser Zeit, können weder neue Vorgänge gestartet noch bestehende Schritte bearbeitet werden.

Dialogfelder mit regulären Ausdrücken prüfen

Sie haben eine komplexe Bedingung für ein Eingabefeld in JobRouter® Dialogen, z. B. ein bestimmtes Format für eine Auftragsnummer, eine Telefonnummer oder ähnliches? Mit der neuen Funktion zur Verwendung eines regulären Ausdrucks, können Sie komplexe Abfragen sehr einfach bauen und Eingaben validieren. Zudem ist es möglich, eine eigene (übersetzbare) Fehlermeldung auszugeben, um Anwendern ein Feedback auszugeben. Damit entfallen aufwändige JavaScript-Funktionen zur Validierung.

Mehr Funktionalitäten in den SQL_TABLE-Dialogelementen

SQL_TABLE-Elemente sind sehr beliebt, um Listen einfach zu visualisieren und diese vom Anwender nach Bedarf filtern oder sortieren zu lassen. Für noch mehr Komfort, stehen nun folgende neue Feldtypen zur Verfügung:

• Zahlen. Diese werden automatisch entsprechend der Benutzereinstellungen formatiert und angezeigt.

• HTML. Das gibt Prozessdesignern die Möglichkeit, explizite HTML-Ausgaben zu tätigen. Zum Beispiel um Werte zu formatieren oder eigene Skripte zu integrieren.

Übersetzung der SQL_LIST Auswahldialoge

SQL_LIST-Elemente bieten die Möglichkeit zur Auswahl von Werten aus einem Auswahl-Popup-Dialog. Auch dieser Dialog lässt sich fortan identisch zu den SQL_TABLE-Elementen konfigurieren. D. h., die Spalten können einzeln benannt, übersetzt und formatiert werden. Anwender erhalten so einen höheren Komfort bei der Bedienung ihrer Workflows.

JobData mit neuen Funktionalitäten

Protokollierung der Änderungen von Datensätzen

In vielen Fällen wird gerade für Stammdaten eine Änderungshistorie benötigt, die anzeigt, wer wann welche Datensätze angelegt, bearbeitet oder gelöscht hat. Dieser Anforderung wird JobRouter® 4.3 mit dem neuen Änderungsprotokoll gerecht. Dieses kann für jede JobData-Tabelle granular konfiguriert werden und speichert alle Änderungen durch Benutzer oder Prozesse. Dabei werden die geänderten Feldwerte zusätzlich protokolliert, so dass immer nachvollziehbar bleibt, welcher einzelne Wert zu welchem Zeitpunkt geändert wurde. Das Protokoll erreichen Sie über das Menü zur Bearbeitung der JobData-Tabellen.

Integration in Prozesse mit der JobData-Systemaktivität

Mit der neuen JobData-Systemaktivität integrieren Sie Ihre JobData-Tabellen einfach in Ihre Prozesse, ohne dafür Datenbank-Kenntnisse zu benötigen. Funktionen, wie das Hinzufügen, Ändern und Löschen von Datensätzen, können Sie einfach auswählen, während Sie die JobData-Felder ebenso leicht mit Daten aus dem Workflow verknüpfen. Natürlich werden alle so getätigten Änderungen an den Datensätzen auch im neuen Änderungsprotokoll gespeichert.

Beim Speichern Prüfung auf Änderungen

Beim Speichern von Datensätzen wird fortan auch die Datenbank auf zwischenzeitliche Änderungen geprüft. Sollte der Datensatz z. B. während der Bearbeitung im Hintergrund durch einen anderen Workflow verändert worden sein, wird dies dem Anwender beim Speichern angezeigt. Er kann sich nun entscheiden, ob er trotzdem speichern oder die neuen Daten laden möchte.

Reguläre Ausdrücke zur Feldvalidierung

Für den Prozessdesigner stehen bei der Felddefinition von JobData-Tabellen nun auch reguläre Ausdrücke zur Verfügung. Identisch zu dem Formularfeldern, kann dafür eine Nachricht eingegeben und übersetzt werden. Diese wird angezeigt, sofern der reguläre Ausdruck nicht erfüllt ist.

Listen mit festen Werten

Bei Auswahllisten können feste Werte zu hinterlegt werden. Damit sind Prozessdesigner nicht länger gezwungen, eine extra Tabelle für kurze Listen, wie z.B. Ja/Nein anzulegen. Dies spart Zeit und lässt die JobData-Konfiguration überschaubar bleiben.

Technologie

Mehr Performance bei der Verarbeitung von Systemaktivitäten

Durch eine verbesserte Sendelogik beim Verarbeiten von Systemaktivitäten, werden Systemaktivitäten, die vom JobActivity-Dienst ausgeführt werden, wesentlich schneller bearbeitet als zuvor.

Geschwindigkeitsoptimierung für JobStart

Die Verarbeitungsgeschwindigkeit für JobStart wurde wesentlich verbessert. Ab sofort werden Vorgänge direkt beim Auffinden einer Datei gestartet, ohne den Umweg über das JobImport-Modul zu gehen. D.h., es wird nicht noch einmal separat darauf gewartet, bis JobImport den Eintrag verarbeitet.

Wichtig für Prozessdesigner: Nach erfolgtem Import wird ein Eintrag wie bisher in JobImport zur Protokollierung geschrieben. Auch im Falle eines Fehlers, wird dort ein Eintrag geschrieben, so dass ein Administrator oder Prozessdesigner den Vorgang noch einmal neu initiieren kann.

Unterstützung von PHP 7.2

JobRouter® 4.3 unterstützt die aktuelle PHP-Version 7.2. Diese bringt neben Sicherheitsupdates und neuen Funktionen für Programmierer, vor allem auch weitere Performance-Vorteile gegenüber alten PHP-Versionen.

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