DSGVO-konforme Prozesse mit JobRouter®

Die DSGVO ist da und hat die Rechte von Betroffenen, rund um personenbezogene Daten, europaweit stark erweitert. Dazu gehört unter anderem das Recht, Auskunft über die vom Unternehmen gesammelten personenbezogenen Daten zu erhalten – sogar dann, wenn keine Daten gespeichert wurden (Negativauskunft). Für die Bearbeitung des Antrags gilt das Bearbeitungs- und das Beschleunigungsgebot aus Art. 12 Abs. 3 und 4 DSGVO: Die Anfrage muss im Regelfall innerhalb eines Monats beantwortet werden. Je nach Anzahl der Anfragen oder ihrer Komplexität kann eine Fristverlängerung beantragt werden. Das setzt eine knappe Deadline, die eine gründliche Vorbereitung und Organisation der internen Abläufe fordert.

Solution Template: Teilautomatisierte Datenbereitstellung nach DSGVO

Das JobRouter® DSGVO-Solution-Template ermöglicht es, durch einen teilautomatisierten Prozess, Anfragen zur Dateneinsicht und Datenlöschung schnell, nachverfolgbar und eindeutig abzuarbeiten. Im ersten Schritt werden die im Unternehmen eingesetzten Systeme und Anwendungen gesammelt und Verantwortlichen zugewiesen, die das System bei eingehenden Datenanfragen überprüfen. Des Weiteren muss ein Datenschutzbeauftragter festgelegt werden, der als Ansprechpartner zur Verfügung steht und die Anfragen verwaltet. Damit sind die einzelnen Rollen und Pflichten jedes Mitarbeiters klar definiert, der Rest wird vom Prozess automatisch abgefragt bzw. verarbeitet.

So können Unternehmen sehr zügig einen Arbeitsablauf integrieren, der von Extern – also beispielsweise einem Formular oder einem Button auf der Webseite – eingeleitet wird. Nach der eindeutigen Authentifizierung des Antragstellers, ermöglicht es der Prozess, dass die Anfrage zur Dateneinsicht über einen Workflow an alle verantwortlichen Mitarbeiter weitergegeben wird und in seiner Eingangsbox unmittelbar bearbeitet werden kann. Der Verantwortliche prüft daraufhin im entsprechenden System/Anwendung, ob personenbezogene Daten zum Antragsteller vorliegen und gibt diese unmittelbar im Dialogfeld ein. Sollte die Bearbeitung innerhalb der ersten 24 Stunden nicht erfolgen,

wird der Mitarbeiter vom Prozess automatisch erinnert. Nach beispielsweise weiteren 24 Stunden ohne Reaktion kommt es zur Eskalation. Diese Fristen können den Anforderungen des Unternehmens entsprechend angepasst werden.

 Der Prozess führt alle Informationen in einer Tabelle zusammen. Diese enthält sowohl alle Informationen zu den Systemen und den verantwortlichen Mitarbeitern, als auch die Kommentare der jeweiligen Mitarbeiter mit erläuternden Informationen zu den angefragten personenbezogenen Daten. Diese werden vom Datenschutzbeauftragten nochmals geprüft und können ggf. mit einem abschließenden Kommentar zur Anfrage erweitert werden. Daraufhin erhält der Antragsteller eine E-Mail mit allen Informationen als PDF-Anhang.

 Die Anfrage ist damit abgeschlossen oder kann durch eine Folgeanfrage zur Datenlöschung über einen Link in der E-Mail direkt neu angestoßen werden. Daraufhin bekommt der Datenschutzbeauftragte die Tabelle erneut vorgelegt und kann die Datenlöschung beauftragen. Diese Aktion wird über ein weiteres Kommentarfeld dokumentiert.

Mit dem JobRouter® Solution Template DSGVO können Sie alle Anfragen zur Dateneinsicht oder Datenlöschung zuverlässig managen und arbeiten stets DSGVO-konform! In nur vier Stunden ist das Template installiert, innerhalb weiterer vier Stunden konfiguriert und einsatzbereit! Zusätzliche Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.

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