Dienstreiseantrag digitalisieren – Das Formular war gestern!

Der Arbeitsplatz der Zukunft ist mobil, doch auch heute reisen Arbeitnehmer ziemlich umher

 

Seien es standortübergreifende Meetings, Konferenzen, Fortbildungen oder Events – der persönliche Austausch und die aktuellen Lebensumstände fordern bewegte Arbeitszeitmodelle. Daher gehört der Dienstreiseantrag zum Standardprozess in jedem Unternehmen, unabhängig von Größe. Branche oder Architektur. Im Regelfall müssen Anträge für Dienstreisen schriftlich gestellt und dokumentiert werden. Erst nach der erfolgten Freigabe, - durch oftmals mehrere Fachabteilungen, Kostenstellen und Vorgesetzte -, darf die Dienstreise angetreten werden. Das kann ein langwieriger Prozess sein, in dem die einzelnen Aufgaben nicht gut kontrolliert werden können, es immer wieder zu Liegezeiten kommt, Dokumente verlorengehen oder sogar der Vorgesetzte nicht klar definiert ist. Auch die Frage nach dem richtigen Formular für den Dienstreiseantrag oder die Reisekostenabrechnung kann zur Hürde werden. Doch besonders heikel wird es, wenn sich Termine kurzfristig ergeben, verändern oder von einer Vertretung wahrgenommen werden müssen – und die Zeit zum wichtigsten Faktor wird. Bleibt der Antrag dann für längere Zeit unbearbeitet, kann das zu hoher Frustration führen und im schlimmsten Fall zur Absage von Terminen.

Solution Template Dienstreiseantrag by JobRouter
Solution Template Dienstreiseantrag digitalisieren mit JobRouter

Das baut Unsicherheit und Ineffizienzen auf, die das Unternehmenswachstum stark behindern können. Eine Lösung kann die Digitalisierung des Dienstreiseantrags und der Reisekostenabrechnung sein. Durch ein entsprechendes Rechte- und Rollenmanagement, das Freigabezyklen und Prozessabläufe genau definiert, Aufgaben verteilt und Eskalationen anstößt, kann Sicherheit aufgebaut werden. Individuelle Formulare erleichtern das Befüllen aller Anträge und Abrechnungen, so dass das Fehlerpotenzial reduziert wird und Nachvollziehbarkeit über alle Entscheidungen entstehen kann.

Solution Template: Dienstreiseantrag

Mitarbeiter stoßen immer wieder auf eine Vielzahl von Arbeitsabläufen, in denen Genehmigungen eine wichtige Rolle spielen: Vom Urlaubsantrag an den Vorgesetzten, über die Freigabe einer Reisekostenabrechnung bis hin zu komplexen Genehmigungs-Workflows nach dem Vier-Augen-Prinzip – zum Beispiel bei einer Budgetfreigabe.

Dienstreiseantrag stellen: Die Genehmigungsmatrix

Das JobRouter® Solution Template „Dienstreiseantrag“ bietet die Möglichkeit, Anträge für Dienstreisen jeglicher Art elektronisch zu erfassen und per Klick automatisch an einen hinterlegten Vorgesetzten zur Freigabe zu senden. Damit solche Genehmigungen reibungslos erteilt werden, müssen Regeln und Zuständigkeiten vereinbart werden. Nur so können Mitarbeiter eine benötigte Freigabe oder Genehmigung auch mit den richtigen Informationen bei den verantwortlichen Personen einholen. In der Genehmigungsmatrix können Rollen festgelegt werden, die Kostenänderungen entsprechend einer definierten Ebene genehmigen dürfen.

Es spielt dabei keine Rolle, was der Antragsteller für die Dienstreise benötigt (Hotel, Transportmittel, Vorschuss...) bzw. vom Unternehmen angeboten wird. Es ist möglich, beliebige Ressourcen zu hinterlegen, diese bei Bedarf zu erweitern oder wieder zu entfernen und im Prozess auszuwählen. Darüber hinaus kann festgelegt werden, ob die Ressourcen über das Back-Office oder vom Antragssteller gebucht werden. In der JobRouter®-Plattform lässt sich dies einfach anhand der Approval-Matrix definieren. Am Beispiel des Dienstreiseantrags können Sie dort ebenfalls festlegen, ab welchem Wert eine doppelte Genehmigung durch bestimmte Abteilungen bzw. Personen erfolgen soll.

Nach der Freigabe und Buchung wird ein PDF-Protokoll erstellt, das zum Schluss revisionssicher archiviert werden kann.

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Vorteile eines digitalen Dienstreiseantrags

  • Sicherheit über alle Aufgaben und Pflichten
  • eindeutige Nachverfolgbarkeit
  • integriertes Eskalationsmanagement
  • erhöhte Transparenz, Compliance, Sicherheit & Kontrolle
  • Formulare gehen nicht verloren oder bleiben unbearbeitet
  • individuelle Formulare sind möglich

Mit dem JobRouter® Solution Template Dienstreiseantrag können Sie alle Anfragen zu Dienstreisen effizient managen: Sie erfassen, prüfen und buchen die Anfragen komplett digital und erhalten genau die Informationen, die zur Entscheidungsfindung relevant sind! In nur vier Stunden ist das Template installiert, innerhalb weiterer drei Stunden konfiguriert und einsatzbereit! Zusätzliche Anpassungen sind natürlich jederzeit möglich.

Dienstreiseantrag stellen

Starten Sie den Schritt über beispielsweise Ihre JobRouter® Eingangsbox und wählen Sie den Antragsteller sowie eventuelle Mitfahrer aus, laden Sie entsprechende Dokumente hoch und geben Sie Details zur Dienstreise und Finanzierung an. Beispielsweise können Sie den Zeitplan festlegen und als iCal exportieren.

Ressourcen beantragen

Wählen Sie die zur Verfügung stehenden Ressourcen aus, geben Sie den Bedarfszeitraum an und ggf. weitere Wünsche. Fertig.

Reisebericht erstellen

Am Ende des Formulars können Sie entscheiden, ob ein Reisebericht erstellt werden soll. Der erstellte Bericht wird dem Antragssteller nach Abwicklung der Dienstreisebuchung per E-Mail geschickt.

Dienstreiseantrag prüfen und genehmigen

Dienstreiseanträge kommen in der Eingangsbox Dienstreise (Prüfung) des Vorgesetzten an. Dieser kann die Dienstreise genehmigen, unter einer definierten Bedingung genehmigen oder unter einer Begründung zur Korrektur schicken oder ablehnen. Darüber hinaus kann der Antragssteller aufgefordert werden, seinen Antrag zu korrigieren.

Ressourcen durch Back-Office buchen

Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten (über die angelegte Genehmigungsmatrix) können die beantragten Ressourcen gebucht werden. Bei einem Antrag, in welchem ein Vorschuss in Anspruch genommen wurde, werden zwei Schritte gestartet. Ein Schritt geht an die Buchhaltung, um den Vorschuss an den Antragssteller auszuzahlen, den anderen Schritt bekommt das Back-Office zugewiesen.

Vorschuss bearbeiten

Der zuständige Mitarbeiter in der Buchhaltung bekommt gleichzeitig eine E-Mail, in der er darauf hingewiesen wird, dass ein Vorschuss an den Antragssteller ausgezahlt werden kann. Anträge ohne Vorschuss landen in der Eingangsbox Dienstreise (Buchung),

Buchung abschließen

Nachdem die benötigten Ressourcen durch das Back-Office gebucht wurden, erhält der Antragssteller eine Information per E-Mail. Dieser E-Mail werden alle dienstreisebezogenen Unterlagen angehängt.

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