Solution Template: DocGeneration

Gemeinsame Dokumentenerstellung und Signatur

Das Solution Template DocGeneration ist ein vollständiges, webbasiertes Kollaborationstool, das perfekt in die JobRouter®-Plattform integriert werden kann und im Handumdrehen installiert ist. Das Solution Template greift Funktionen bereits gängiger Tools zur Kollaboration wie GoogleDocs oder Office365 auf und erweitert diese um intelligente Features, wie die digitale Signatur und ein tief integriertes Rollen- und Rechte-Management. DocGeneration ermöglicht es damit, Dokumente und Inhalte gemeinsam zu erstellen und durchgängig in einer Oberfläche zu bearbeiten, - auch bis zur finalen Ablage in beispielsweise ein digitales Archiv.

Feature List

  • Zeitgleiches Bearbeiten von Word-Dokumenten
  • Differenziertes Rechte-Management (Editor, Reader, Commenter & Approver)
  • Änderungshistorie im Word-Dokument jederzeit einsehbar
  • Sicheres Projektmanagement mit integrierter Freigabefunktion
  • Festlegen von zwei Datumswerten für Eskalationen
  • Digitale Signierfunktion auch für externe Partner
  • Kein Microsoft Word notwendig
  • Durchgängiges Arbeiten in einer Oberfläche
  • Chatfunktion für Rückfragen und Arbeitsanweisungen
  • Software aus Deutschland

Dokument erstellen

Ein Dokumentverantwortlicher legt in einem ersten Schritt ein neues Dokument an oder lädt eine bestehende Vorlage zur Weiterbearbeitung hoch. Nun können weitere Personen zur Dokumentbearbeitung eingeladen werden, die unterschiedliche Rollen erhalten: Reader, Commenter, Editor, Approver. Der Dokumentverantwortliche kann zudem Mitglied dieser Rollen sein und Informationen zum Dokument und der Aufgabenstellung entsprechend einsehen und überprüfen.

DocGeneration erleichtert die Nachverfolgbarkeit

Jeder Nutzer erhält einen Startschritt in seine JobRouter®-Eingangsbox sowie weiteren Arbeitsanweisungen mit einem Link zum Dokument. Der Dokumentverantwortliche hingegen hat darüber hinaus Zugriff auf eine Überwachungsbox von der aus die Kommunikation mit allen Projektbeteiligten geführt werden kann. Zudem kann er Deadlines und Eskalationsdaten setzen und diese ggf. ändern.

Dokument bearbeiten

Alle Projektbeteiligten können zeitgleich – parallel – am Dokument arbeiten und sehen Änderungen in Echtzeit. Darüber hinaus werden Änderungen am Dokument in einer persönlichen Vorgangshistorie festgehalten: Kommentare, Annotationen und Formatierungsänderungen werden entsprechend angezeigt.

Dokument prüfen

Sind alle Aufgaben erledigt, kann das Dokument hinsichtlich der Anforderungen und Vollständigkeit in JobRouter® geprüft und zur Freigabe weitergegeben werden.

Dokument freigeben

Alle Personen mit der Rolle „Approver“ erhalten daraufhin eine Information und können das Dokument freigeben oder Änderungen beantragen. Beim zweiten Freigabedurchlauf können weitere oder gänzlich neue Personen hinzugefügt werden, während Personen aus dem ersten Durchlauf entfernt werden können.

Dokument signieren

Es ist möglich, das Dokument digital zu signieren, - sowohl nacheinander als auch parallel. Per Nachricht werden auch externe Beteiligte über das finale Dokument informiert und zum Signieren aufgefordert. Über einen Link erreichen sie das finale Dokument und können zwischen drei Signaturmöglichkeiten wählen: Initial, Vor- & Nachname oder Freitext. Dafür ist also kein JobRouter®-Account notwendig.

 

Dokument archivieren

Anschließend erhält der Dokumentverantwortliche eine PDF zum Archivieren.

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